Metodehåndbok for tilsyn

Innsyn i meldinger fra privatpersoner

Meldinger fra privatpersoner om mulige brudd på regelverket, kan vi unnta fra innsyn etter offentlighetsloven § 24 andre ledd første punktum. Vi kan unnta hele dokumentet fra innsyn, og det er ikke nødvendig å vurdere hver enkelt opplysning for seg. For at vi kan bruke denne bestemmelsen, må meldingen inneholde opplysninger om mulige regelverksbrudd og være fra en privatperson. Hjemmelen gir rett, men ikke plikt til å unnta meldingen fra innsyn. Dette innebærer at meldingen må vurderes for meroffentlighet, jf. offentlighetsloven § 11. Når vi gjør unntak fra offentlighet, er det fordi det er nødvendig for å verne om interessene som ligger bak unntakshjemmelen.

Det er viktig at elever, foreldre, ansatte og ledere i barnehager, skoler og kommuner kan gi oss opplysninger uten at det blir kjent hvem opplysningene kommer fra. Meldingen vil som regel være basert på egne erfaringer, og vil kunne gi verdifull informasjon om barnehagens, skolens eller kommunens praksis. Informasjon fra meldinger vil kunne føre til at vi åpner tilsyn med et bestemt tema.

Taushetsbelagte opplysninger og vern av melder

Personer som melder fra om forhold ved en barnehage, skole eller kommune, har ofte et profesjonelt eller privat forhold til virksomheten. Hvis det blir kjent at de har gitt oss opplysninger om virksomheten, kan det føre til et ubehag for personene selv eller deres barn.

Opplysninger om hvem som har informert oss om mulige brudd på regelverket, gjelder noens personlige forhold. Opplysningene er derfor taushetsbelagte etter forvaltningsloven § 13 første ledd. Vi har plikt til å ivareta hensynet til meldere, og deres behov for beskyttelse. Vi må derfor sørge for at det ikke blir kjent hvem som har informert oss om mulige brudd på regelverket.

Personer som mener at en barnehage, skole eller kommune ikke følger regelverket, har ofte vært i en dialog med dem om situasjonen. Dersom vi går ut med informasjon om at vi har mottatt en melding, vil det kunne være åpenbart for personer tilknyttet barnehagen, skolen eller kommunen hvem som har sendt meldingen. Selv om vi unntar de opplysningene som er klart taushetsbelagte, for eksempel navn og adresse til melder, kan de gjenværende opplysningene i meldingen være nok til at en person som kjenner til saken fra før, kan identifisere hvem som står bak meldingen, eller hvilke personer meldingen omhandler. Hvis opplysningene indirekte gjør at noen kan identifisere enkeltpersoner, er det nok til at opplysningene er beskyttet av taushetsplikten.

Vi skal være tilbakeholdne med å opplyse om vi har mottatt meldinger eller ikke. Hvis vi pleier å bekrefte at vi ikke har mottatt meldinger, vil det være enkelt å identifisere at vi har mottatt meldinger i andre saker. På den måten risikerer vi at identiteten til en melder kan bli kjent.

For å ivareta taushetsplikten i meldingssaker, må vi i tillegg unnta opplysninger som kan identifisere melder når vi mottar krav om innsyn i våre svarbrev til meldere.

Innsyn i meldinger fra offentlige organ

Meldinger om brudd på regelverket fra andre offentlige organ kan vi unnta inntil saken er avgjort, jf. offentlighetsloven § 24 andre ledd andre punktum. Når tilsynet er avsluttet, skal vi gi innsyn i opplysningene. Vi kan likevel ikke gi innsyn i taushetsbelagte opplysninger.

I de sakene hvor risikovurderingen ikke tilsier at vi skal åpne et tilsyn umiddelbart, må vi vurdere når saken er avgjort. Så lenge opplysningene er relevante i våre risikovurderinger, vil saken ikke være avgjort. Dette må vi vurdere i hver enkelt sak, ut fra innholdet i opplysningene. Jo eldre opplysningene er, jo mindre grunn vil det ofte være til å unnta dem.

Særlig om innsynsbegjæringer fra partene

En part i saken har større adgang til å få innsyn i sakens dokumenter enn andre, jf. forvaltningsloven kapittel 4. Det kan for eksempel være at kommunen som har fått tilsyn, ønsker innsyn i et dokument. En part skal ha mulighet til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven § 18. Forvaltningsloven §§ 18a-19 gir likevel mulighet til å begrense partens rett til innsyn i visse opplysninger.

For meldinger skal vi vurdere om vi skal gjøre unntak fra innsyn ut fra «andre forhold som av særlige grunner ikke bør meldes videre», jf. forvaltningsloven § 19 andre ledd bokstav b. Vi skal vurdere om partens behov for å kjenne til opplysningene er av vesentlig betydning opp mot kildens behov for beskyttelse. Vi må i tillegg se på om det er mulig å anonymisere meldingen på en slik måte at parten ikke kan finne ut hvem som har sendt meldingen.

Særlig om meroffentlighet

Meldinger som er unntatt etter offentlighetsloven § 24, skal vi vurdere for meroffentlighet. Husk at identiteten til melder og enkelte opplysninger i en melding kan være taushetsbelagte, og at vi derfor skal unnta dem selv om vi velger å gi innsyn i andre opplysninger fra meldingen.