Metodehåndbok for tilsyn

Vi skal i størst mulig utstrekning basere risikovurderingene våre på eksisterende informasjon når vi velger tilsynstemaer og kommune. Det betyr at vi skal ta utgangspunkt i den informasjonen vi har tilgjengelig. Vi bør bare innhente ny informasjon fra kommunen dersom det er helt nødvendig. Det kan for eksempel være aktuelt dersom vi tror det er høy risiko på et tema, men vi trenger opplysninger direkte fra kommunen for å kunne velge temaer for tilsynet og omfanget på tilsynet på en mest mulig treffsikker måte.

Innhenting av informasjon før vi har bestemt om vi skal åpne tilsyn

Vi kan hente inn informasjon til våre risikovurderinger i planleggingen av tilsyn, jf. kommuneloven § 30-3. Bestemmelsen inneholder et kriterium om at informasjonsinnhentingen må være «nødvendig» for å utføre tilsyn. Dette omfatter informasjon som vi i utgangspunktet kun trenger for å vurdere om risikoen tilsier at vi bør åpne tilsyn. I vurderingen av hva som er nødvendig, må vi likevel avveie vår egen nytte av informasjonen opp mot den belastningen kravet om informasjon innebærer for kommunen.

Kilder til informasjon om konsekvensen av brudd på regelverket

Vi har ingen kilder som gir entydige svar på hvilke brudd på regelverket som gir mest alvorlige konsekvenser.

Signaler fra for eksempel stortingsmeldinger, sentrale satsinger og i media, kan være et uttrykk for hvilke temaer som samfunnet anser som viktige å etterleve.

Kilder til informasjon om konsekvenssiden av risikovurderingen kan være

• politiske dokumenter som for eksempel stortingsmeldinger, dokumenter fra Barneombudet, Foreldreutvalget for barnehager, Foreldreutvalget for grunnopplæringen, Elevorganisasjonen
• rettslige dokumenter som for eksempel lovforarbeider og veiledere
• nasjonale satsinger og kampanjer
• forskningsresultater
• opplysninger fra andre tilsynsmyndigheter
• meldinger fra elever, foreldre, barnehagelærere, lærere og assistenter

Kilder til informasjon om sannsynlighet for brudd på regelverket

Det er stor variasjon i hvor gode kilder vi har, og i hvilken grad de kan si noe om hvilke temaer eller tilsynsobjekter hvor det er størst sannsynlighet for brudd på regelverket.

For å kunne fastsette risiko best mulig, må vi klargjøre hvilke kjennetegn eller indikatorer som kan si noe om sannsynligheten for brudd på regelverket knyttet til det enkelte temaet. Videre må vi finne kilder som sier noe om hvordan dette slår ut for kommunene.

Vi deler kildene inn i to hovedtyper: enkeltstående kilder og sektoromspennende kilder.

Enkeltstående kilder

Vi har flere ulike typer enkeltstående kilder. Typiske eksempler er

• meldinger fra elever, ansatte eller andre tilknyttet barnehagen, skolen eller kommunen
• informasjon fra klagesaker
• informasjon vi selv har funnet i tidligere tilsyn
• informasjon vi har fått fra andre avdelinger hos statsforvalteren eller andre offentlige etater
• nyhetssaker i media
• rapporter fra forvaltningsrevisjon

Enkeltstående kilder har flere fellestrekk. De knytter seg som regel til én enkelt barnehage, skole eller kommune. Vi vet ikke når de kommer, hvilken type informasjon de vil inneholde, og kvaliteten på informasjonen er varierende.

Sektoromspennende kilder

Sektoromspennende kilder er svært ulike. Det de har til felles er at de inneholder informasjon om alle, eller nesten alle, barnehagene, skolene eller kommunene. De kommer gjerne på faste tider og med jevne mellomrom. Typiske eksempler er

• Elevundersøkelsen
• rapportering i BASIL og GSI
• kommunedata fra KOSTRA
• tilstandsrapport
• grunnskolepoeng
• standpunkt- og eksamenskarakterer
• nasjonale prøver

De sektoromspennende kildene er viktige fordi de gir oss informasjon om barnehagene, skolene og kommunene. Dette gjør blant annet at vi kan se alle kommunene samlet, og se hvem som har størst utfordringer på et område. At flere av kildene, som for eksempel Elevundersøkelsen, er årlige hendelser, gjør at vi kan se utvikling over tid.

Kildekritikk

Når vi behandler informasjonen fra kildene, må vi kritisk vurdere verdien av informasjonen, og se hva den egentlig kan fortelle oss. Vi kan stille oss følgende spørsmål:

• Hvor troverdig er informasjonen?
• Er informasjonen objektiv?
• Er informasjonen egnet til bruk i våre risikovurderinger?
• Er det potensielle feilkilder i informasjonen?
• Kjenner vi til andre forhold som svekker eller styrker informasjonen?

Svarene på spørsmålene over vil si noe om hvor mye vekt vi skal legge på informasjonen. Noen kilder er bedre enn andre, og det er viktig at vi er kritiske til informasjonen vi har.

Hvordan bruker vi informasjonen vi får fra kildene våre

All informasjon vi får fra de enkeltstående og sektoromspennende kildene, skal inngå i kunnskapsgrunnlaget vårt. Når vi vurderer hvordan vi skal følge opp informasjonen, må vi gjøre en avveining mellom hensynet til den eller de som er skadelidende av det eventuelle bruddet på regelverket, hensynet til effektiv ressursbruk, den samlede situasjonen på området vårt og samordningen i fylket.

Vi må vurdere om tilsyn er det beste virkemiddelet, eller om det er andre mulige tiltak som kan ha en større effekt. Hvis et brudd på regelverket skyldes manglende vilje hos kommunen, er tilsyn et egnet virkemiddel. Ønsker kommunen å rette opp et brudd på regelverket, er tett veiledning ofte et bedre egnet virkemiddel. Vi har ikke ressurser til å starte tilsyn i alle saker der vi mistenker at det forekommer brudd på regelverket. Vi må derfor prioritere hvor vi skal bruke ressursene våre. Våre risikovurderinger og målet om regelverksetterlevelse skal være styrende for ressursbruken.

Det er viktig at vi jobber systematisk med informasjonen vi får fra kildene våre. Det kan være utfordrende å veie informasjon på ulike områder opp mot hverandre. Vi må derfor ha et system for hvordan vi registrerer informasjonen og bruker den til å se risikoen samlet.

I noen tilfeller, for eksempel når vi har mottatt en melding om en bestemt praksis i en kommune, kan det være hensiktsmessig å be kommunen selv redegjøre for den aktuelle saken. Dette vil vise kommunen at vi er kjent med saken, og i seg selv være en oppmuntring for kommunen til å forsøke å rette opp praksisen. En redegjørelse fra kommunen kan gjøre det lettere for oss å velge hvilket virkemiddel vi skal bruke, og å konkretisere temaet hvis vi skal åpne tilsyn.