Metodehåndbok for tilsyn

Vi formidler resultatene fra tilsynet til kommunen i en tilsynsrapport.

Tilsynsrapporten skal blant annet beskrive tema for tilsynet, de rettslige kravene, våre vurderinger og både positive og negative konklusjoner.

Kommunen er mottaker for tilsynsrapporten. Hensikten med rapporten, er å formidle hva vi har undersøkt og hvordan vi har konkludert. Tilsynsrapporten må tilfredsstille kravene til etterprøvbarhet. Dette innebærer at kommunen gjennom teksten må kunne forstå våre vurderinger og konklusjoner.

Kontrollspørsmålene gir oss strukturen for tilsynsrapporten. Vi må beskrive våre vurderinger og konklusjoner knyttet til hvert kontrollspørsmål. Dersom vi velger å beskrive observasjoner og vurderinger for flere kontrollspørsmål samlet, er det viktig at vi er sikre på at vi har tilstrekkelig informasjon til at vi kan ta stilling til det enkelte kontrollspørsmålet. Noen ganger kan et kontrollspørsmål være irrelevant for tilsynet fordi kommunen ikke har gjort en konkret handling. Et eksempel kan være dersom barnehagemyndigheten ikke har ført tilsyn med barnehagene. I det tilfellet kan vi ikke vurdere kravene til tilsynsrapport og vedtak med pålegg om retting.

Vi må synliggjøre at vi har hørt barn og unge i tilsyn som berører dem.

I tilsynsrapporten må vi vise at vi har hørt barn og unge, og hvordan vi har vektlagt deres synspunkter i vurderingen. Les mer i veilederen på udir.no om hvordan dere ivaretar barnekonvensjonen i saksbehandlingen.

Vi må beskrive våre observasjoner slik at de er etterprøvbare for kommunen. Det er derfor hensiktsmessig at vi opplyser hvor vi har hentet observasjonene fra. Vi kan for eksempel vise til dokumentasjonen, egenvurderingsskjemaene, intervjuene eller spørreskjemaene som elevene har besvart. Vi refererer som hovedregel ikke til samtaler med enkeltpersoner, men for eksempel hvilken gruppe som er intervjuet, eller hvilken gruppe som har fylt ut egenvurderingen.

Vi skal trekke frem alle funn, både positive (i samsvar med regelverket) og negative (brudd på regelverket).

Dersom vi har svart nei på et kontrollspørsmål, skal vi gjennom tilsynsrapporten gi kommunen et varsel om pålegg om retting.

Det er nyttig å ha et sammendrag i starten av tilsynsrapporten. Vi bør skrive sammendraget med tanke på at flere enn kommunen vil lese tilsynsrapporten.

Tilsynsrapporten skal inneholde informasjon om:

• temaet for tilsynet
• hvilke deler av kommunens virksomhet vi undersøker
• informasjon om tilsynshjemmelen
• hvilke rettslige krav regelverket stiller til kommunen
• hvilke opplysninger vi har lagt til grunn for våre konklusjoner
• hvordan vi har vurdert de faktiske forholdene opp mot de rettslige kravene
• begrunnelsen for konklusjonene
• påleggstekst med tilhørende korreksjonspunkter
• frister for kommunens tilbakemelding

Det kan være hensiktsmessig å oppsummere ulike aktiviteter i tilsynet, for eksempel veiledningssamlinger.