Metodehåndbok for tilsyn

Vi holder et sluttmøte dersom det er nyttig for kommunen.

Dersom vi ikke har avdekket brudd på regelverket, og vi dermed ikke varsler pålegg om retting, er det normalt ikke nødvendig med et sluttmøte.

Vi kan holde et sluttmøte både i stedlige og skriftlige tilsyn. Noen ganger kan sluttmøtet være tilsynets første møte. Vi må ikke ha hatt formøte eller åpningsmøte for å kunne gjennomføre et sluttmøte.

Vi må vurdere konkret om det er hensiktsmessig å holde et sluttmøte. Et møte vil kreve ressurser både av oss og kommunen til forberedelse og gjennomføring. Vi må avveie ressursbruken opp mot hvor stor nytte vi antar møtet vil ha for kommunen. I vurderingen er det naturlig å se på typen brudd og hvor omfattende påleggene er. Videre kan vi vektlegge vår kjennskap til den konkrete kommunens kompetanse og innstilling til tilsyn og brudd på regelverket. Dersom kommunen selv ber om et sluttmøte, er det et argument for å ha det.

Kommunen må forstå tilsynsrapporten, påleggstekster og korreksjonspunkter for å kunne rette brudd på regelverket. Kommunens forståelse skal i utgangspunktet være sikret gjennom teksten i tilsynsrapporten. Informasjonen vi gir i et sluttmøte, skal ikke erstatte informasjon som skulle vært i tilsynsrapporten. Vi kan utdype og forklare, men vi skal ikke komme med nye poenger eller momenter. Det er heller ikke riktig sted for å diskutere mulige løsninger for hvordan kommunen skal rette brudd på regelverket.

Dersom vi ikke har avdekket brudd på regelverket, og dermed ikke har varslet pålegg, vil det sannsynligvis ikke være behov for å holde sluttmøte.

Hvis vi velger å ha sluttmøte, må vi tenke gjennom følgende:

• Tema? Hensikten med sluttmøtet er å sikre at grunnlaget for varselet om pålegg er tydelig kommunisert og forstått. Temaet for møtet er derfor våre funn, vurderinger og konklusjoner i tilsynet. Det bør være rom for at kommunen kan stille spørsmål for å avklare uklarheter. Kommunen kan gi uttrykk for om den er enig eller uenig. Dersom kommunen har kommentarer den vil at vi skal ta hensyn til når vi skriver den endelige tilsynsrapporten, bør kommunen sende kommentarene til oss som svar på den foreløpige tilsynsrapporten.
• Tidspunkt? Det er som regel naturlig å avholde et sluttmøte i tidsrommet mellom den foreløpige tilsynsrapporten og kommunens frist for å uttale seg. Kommunen bør ha fått minst et par dager til å sette seg inn i rapporten før møtet.
• Hvor? Det er vanlig at vi holder sluttmøtet hos kommunen, men det er ikke noe i veien for at vi har det hos oss. Videomøter er et alternativ dersom kommunen har mulighet for det.
• Deltakere? Vi inviterer de som har deltatt i tilsynet. Det er vanlig at kommunedirektør, kommunal sektorledelse og relevante enhetsledere deltar. I noen tilfeller kan det være aktuelt at vi krever at de deltar, for eksempel der kommunen har bedt om sluttmøte eller at bruddene gjelder kommunens internkontroll. Vi bør invitere politisk nivå. Vi kan invitere elever som vi har hatt samtaler med. Det kan imidlertid være mer nyttig for dem om vi har et eget møte med elevene. Dersom kommunen samtykker, kan vi invitere andre kommuner til å delta på sluttmøtet. Kjennskap til våre vurderinger av praksis opp mot kravene i regelverket vil gjøre det lettere for andre kommuner å vurdere egen praksis.