Metodehåndbok for tilsyn

I noen tilfeller må vi tilpasse form og innhold i vår formidling av tilsynsresultatet til de aktuelle målgruppene. Det er flere forhold som avgjør hvordan og til hvem vi skal henvende oss. Det kan for eksempel være tilsynstemaet, eller om tilsynet er utløst av en kjent sak som mange er interessert i. Det samme gjelder dersom tilsynstemaet angår mange, eller har direkte konsekvenser for kommunens barn og unge. Eksempler på dette er tilsyn med skolenes psykososiale skolemiljø eller retten til barnehageplass.

Selv om vi tilpasser form og innhold, skal vi ikke formidle annet enn våre observasjoner, vurderinger og konklusjoner slik det fremgår av den endelige tilsynsrapporten. Vi kan forenkle språket og type dokument, men ikke endre innholdet.

Når vi skal formidle informasjon til andre enn kommunen, er det dessuten viktig at vi gir informasjonen på en slik måte at mottakeren forstår hva kommunen faktisk må rette opp for å ha en lovlig praksis. Mange som leser om våre tilsyn, er opptatt av hvilke konsekvenser tilsynet får for dem selv eller kommunen.

I hvert enkelt tilsyn må vi vurdere om og hvordan vi vil formidle tilsynsresultatene. Eksempler på måter å formidle de på til ulike målgrupper, kan være:

Sammendrag: Tilsynsrapporten bør inneholde et sammendrag av tilsynets tema og resultater. Det kan være nyttig å plassere sammendraget først i tilsynsrapporten. Vi bør skrive sammendraget med tanke på både kommunen og andre lesere.

Eget skriv: I tilsynstemaer der enkeltpersoner eller grupper er direkte berørt av tilsynet, eller særlig interessert i tilsynsresultatene, kan vi skrive en egen tekst tilpasset den aktuelle målgruppen. Vi kan be kommunen formidle skrivet videre til mottakerne.

Pressemelding: I noen tilsyn er medieoppmerksomheten stor. Da kan vi forberede en pressemelding som formidler det viktigste fra tilsynet.

Husk klarspråk! Uansett hvilken målgruppe vi skriver til, skal vi bruke et klart og enkelt språk.