Læringsplattformer - personvern og foreldretilgang

Hvis dere bruker en læringsplattform, må dere følge krav til personvern og være bevisste på hvem som får tilgang til hva av opplysninger.

Læringsplattformer og personvern

Det står ingenting i opplæringsloven eller privatskoleloven om at skolene skal bruke en læringsplattform, men lovene inneholder ulike plikter som skolene kan ivareta ved å ta en i bruk. Læringsplattformen kan likevel ikke brukes som eneste informasjonskanal, siden skolen ikke kan stille krav til at alle har PC hjemme. 

Når dere bruker en læringsplattform behandler dere personopplysninger ved å samle inn, registrere og lagre opplysninger om enkeltpersoner som elever og lærere. Det er viktig å kunne kontrollere bruk og utlevering av personopplysninger som angår en selv. Derfor må dere følge kravene i personopplysningsloven. 

I tillegg må dere også ivareta krav etter barneloven, arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven. 

Les mer om personopplysninger 

Skoleeiers ansvar

Skoleeier har ansvar for skolens bruk av læringsplattformen. Dette inkluderer

  • hvilke opplysninger som skal behandles
  • hva opplysningene skal benyttes til
  • hvem som skal ha tilgang til opplysningene

Det betyr at skoleeier er definert som behandlingsansvarlig i personopplysningsloven. Behandlingsansvarlige har plikt til å sørge for at kravene om blant annet hjemmelsgrunnlag for behandling og utlevering er ivaretatt.

Datasikkerhet og internkontroll

Skoleeier må sørge for at skolene vet og er oppmerksomme på hvilke personopplysninger og sensitive personopplysninger som behandles i læringsplattformen. Skoleeier skal også sørge for at skolene ivaretar opplysningene på en sikker måte.

Behandling av personopplysninger i læringsplattformen skal inngå i internkontrollsystemet og det skal gjøres en risikovurdering.

Les mer om datasikkerhet og internkontroll

Sikker og trygg innlogging

For å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til lagrede personopplysninger, må skolene ha en sikker og trygg autentisering ved innlogging. Innlogging med brukernavn og passord er normalt godt nok for at elever og foreldre får tilgang.

Når det gjelder lærere eller andre ansatte, krever det sterkere autentisering. Eksempler er engangspassord på SMS, kodekort, eller biometriske parametere i tillegg til brukernavn og passord.

Databehandleravtale

Hvis læringsplattformen driftes av leverandøren, er skoleeier forpliktet til å inngå en databehandleravtale med leverandøren. Avtalen skal blant annet sørge for at databehandleren (leverandøren) overholder reglene om sikring av personopplysninger i personopplysningsloven med forskrift.

Ansvarlig om reglene brytes

Den behandlingsansvarlige, altså skoleeier, har ansvaret dersom personopplysningslovens bestemmelser blir brutt. Skoleeier skal behandle avvik dersom skolen ikke har behandlet personopplysningene i tråd med regelverket, og i noen tilfeller melde fra til Datatilsynet.

Kapittel om informasjonssikkerhet i forskrift til personopplysningsloven

Les mer om behandlingsansvar, hjemmelsgrunnlag og de andre kravene til personvern.

Sletting og arkivering

Personopplysninger skal ikke lagres i læringsplattformen lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet. Skoleeier må derfor ha rutiner for hvor lenge opplysningene skal lagres og hva som skjer med dem når de slettes fra læringsplattformen.

Dokumenter som ligger i læringsplattformen kan være arkivpliktige, men læringsplattformen skal ikke brukes som et arkivsystem. Skoler kan ikke slette arkivpliktige opplysninger uten at det er tillatt etter arkivloven, eller at dere kontakter Riksarkivaren. Riksarkivaren kan åpne for at skolen kan slette visse typer arkivmateriale.

§ 28 Forbud mot å lagre unødvendige personopplysninger

Arkivloven § 9, bokstav c

Hvem skal få tilgang til hva i læringsplattformen?

Skoleeier er ansvarlig for at opplysningene som behandles ikke deles med andre enn de som har rett til å få tilgang til opplysningene. Derfor må formålet med opplysningene sees opp mot plikten skoleeiere har til å dele informasjon.

Meldinger mellom en elev og en lærer, eller en annen ansatt ved skolen, kan inneholde personlige opplysninger som foreldre eller andre lærere ikke har rett til å se. Nettprat mellom elever er et annet eksempel. Læringsplattformer skal ikke svekke elevenes personvern. Derfor må skoleeier legge samme vurdering til grunn som for ikke-digitale opplysninger.

Foreldres tilgang

Mange læringsplattformer gir skolene mulighet til å gi foreldrene tilgang til opplysninger om sine barn. Skoleeier må derfor vurdere hva foreldrene skal få tilgang til, sett opp mot elevenes personvern.

Læringsplattformene inneholder som regel en del informasjon som foreldre både har plikt og rett til å sette seg inn i når det gjelder sitt barns skolegang.

Foreldre har et foreldreansvar som innebærer at de har behov for å få tilgang til visse opplysninger om sine barn. Eksempler på opplysninger som er nødvendige for å utøve foreldreansvaret er

  • generell informasjon om aktiviteter på skolen
  • timeplan
  • arbeidsplaner
  • informasjon om turer og andre aktiviteter
  • informasjon om utstyr eller gymtøy
  • lekser, oppgaveinnleveringer og lignende

Deler av denne informasjonen inneholder i liten grad personopplysninger eller taushetsbelagt informasjon, og er derfor uproblematisk å gi innsyn i.

Skoleeier må sørge for at elever vet hvilke opplysninger som skolen gir videre til foreldrene, se personopplysningsloven § 19. Det er viktig at skolen, foreldre og elever snakker sammen om hvorfor foreldre får tilgang.

Kommunikasjon mellom elever og mellom lærer og elev

Mellom elever

Sosial omgang, nettprat, e-post og lignende med venner på den elektroniske læringsplattformen er som oftest rent privat for eleven. Dette er opplysninger som foreldre som hovedregel ikke skal ha tilgang til.

Mellom lærer og elev

Rent faglige samtaler mellom lærer og elev, kan være nødvendig informasjon for at foreldrene skal oppfylle foreldreansvaret.

Personlige forhold som eleven betror seg til læreren med, er det ikke nødvendigvis legitimt at foreldrene skal få innsyn i.

Læreren kan eventuelt spørre eleven om skolen kan gi informasjonen videre, eller videresende faglig korrespondanse til foreldrene.

Elevens arbeid

Skoleeier bør vurdere om det er behov for å gi elevene et arbeidsområde som kun er tilgjengelig for eleven og lærerne deres. Dere kan for eksempel skille mellom innsyn i arbeid som er under arbeid, og vurderte innleveringer.

De samme vurderingene bør gjøres med samarbeidsprosjekter der andre elever er involvert.

Karakterer

Elevers karakterer er personopplysninger som skal behandles etter personopplysningslovens regler. De regnes som «personlige forhold» og er taushetsbelagte opplysninger.

Foreldre kan få innsyn i elevens vurderinger, karakterer og anmerkninger. Foreldrene har også en selvstendige klagerett på standpunktkarakterer eller eksamensresultater til umyndige elever. Foreldrene skal varsles dersom det er fare for nedsatt karakter i orden eller oppførsel. Varslet skal alltid gis skriftlig.

Det er ingen prinsipiell forskjell på om karakterer gis ut i en karakterbok eller elektronisk. Det vil si at læringsplattformer ikke endrer hva foreldre har eller får tilgang til.

Loven setter ingen aldersgrenser for innsyn. Likevel er det vanlig at foreldre skal få innsyn i opplysninger om sine barn under 12 år uten at barnet samtykker. Er barnet mellom 12 og 15 år bør både barn og forelder være informert om at innsyn gis uten barnets samtykke. 

Ungdom mellom 15 år og 18 år vil normalt ha innsyn på egenhånd, og er i stand til å gi samtykke til at foreldrene gis innsyn i personlige forhold. Vi mener at foreldrene skal få innsyn i kompetansebeviset til en sønn eller datter som er under myndighetsalder. De kan imidlertid ikke kreve å ha fortløpende tilgang til prøveresultater.

Barneloven kapittel 5

Kapittel 5 i forskrift til opplæringsloven - klage på vurdering

Forskrift til opplæringsloven, § 3-7 Varsling

Fravær

Med fravær mener vi udokumentert fravær.

Fravær i grunnskolen

I grunnskolen har skolen plikt til å varsle foreldrene ved udokumentert fravær.

Foreldre skal ha tilgang til opplysninger om fravær i grunnskolen som ligger på læringsplattformer. Hvis eleven har udokumentert fravær, må skolen også sørge for å varsle foreldrene via andre kanaler så snart som mulig.

Fravær i videregående opplæring

Skolen skal varsle foreldrene når elever under 18 år har fravær som kan påvirke ordens- og oppførselskarakteren og muligheten for karakter i det enkelte faget. Foreldrene skal få periodevis informasjon om fravær i videregående opplæring.

Det betyr at foreldrene ikke nødvendigvis skal ha tilgang til opplysninger om fravær i læringsplattformen. I noen tilfeller er det nødvendig å gi foreldrene løpende varsling om fravær. For eksempel for elever med mye fravær, og som har behov for tettere oppfølgning.

Noe fravær er underlagt taushetsplikt

Skolen må være oppmerksom på at noe informasjon om fraværet, kan være underlagt taushetsplikt. Dette vil være særlig aktuelt på ungdomstrinnet og oppover, for eksempel i forbindelse med helsemessige forhold.

Mulighet for å gi flere opplysninger

Selv om tilgangen via læringsplattformen er begrenset, kan skolen likevel gi mer informasjon i spesielle situasjoner, ut i fra en konkret vurdering.

Hvis foreldre ønsker å få innsyn i opplysninger som de ikke har rett på tilgang til gjennom foreldreansvaret og/eller opplæringslovens særbestemmelser, må det hentes inn et samtykke fra eleven. Det kan være aktuelt å gi tilgang til flere personopplysninger for de aller yngste elevene, eller for elever med særskilte behov. Et alternativ er at foreldrenes tilgang til barnets side blir innskrenket jo eldre barnet blir, og at deler av plattformen skjermes for foreldrene trinn for trinn.

Foreldres pålogging

Noen læringsplattformer gir foreldrene et eget brukernavn og passord, slik at de har sin egen konto. Dette gir foreldrene som regel bare tilgang til definerte områder i systemet. Andre plattformer gir kun barnet en konto. Her er det ikke mulig å se forskjell på om barnet selv har logget seg inn, eller om foreldre har logget seg inn med barnets brukernavn og passord.

Utdanningsdirektoratet anbefaler at foreldre får et eget brukernavn og passord, og at det bare er eleven selv som vet sitt eget brukernavn og passord. På kontoen til foreldrene kan all relevant informasjon for utøvelse av foreldreansvaret ligge. 

Andres tilgang

De samme vurderingene rundt personvernhensyn gjelder også lærere og andre ansatte på skolen. Det betyr at lærere ikke skal ha tilgang til flere opplysninger enn det som er nødvendig.

Nyttig informasjon og veiledere

Både Datatilsynet og Senter for IKT i opplæringen har nyttige veiledninger knyttet til personvern og de ulike pliktene som følger av personopplysningsloven.

Datatilsynet

Senter for IKT i opplæringen

 

Fant du det du lette etter?

0/250
0/250

Tusen takk for hjelpen!