Rapport om tilskotsforvaltning og tilskotskontroll 2018

6. Utførte kontrollar

Det blir gjennomført ein god del kontrollar knytte til forvaltninga av tilskotsordningane våre gjennom dei rutinane og systema vi brukar.

Forvaltninga vår er innretta i samsvar med Reglement for økonomistyring i staten (reglementet) og Bestemmelser om økonomistyring i staten (bestemmelsene).

6.1. Internkontroll

For å sikre korrekt saksbehandling ved tildeling og utbetaling av tilskot skal vi ha system, rutinar og tiltak som mellom anna skal førebygge, avdekke og korrigere feil og manglar.

Tiltaka skal bidra til å sikre korrekt

  • registrering av faste data
  • søknadsbehandling, med dokumentasjon av berekningsresultatet
  • registrering av gitte tilsegn om tilskot
  • utbetaling av tilskot til rett mottakar og til rett tid
  • registrering i rekneskapen
  • behandling av dokumentasjonen frå tilskotsmottakaren

Dei digitale systema HFL og Elektronisk tilskuddsforvaltning ETF bidrar til å oppfylle desse krava.

6.2. Kontroll av dokumentasjon frå tilskotsmottakaren

Vi skal kontrollere den dokumentasjonen vi har mottatt (søknader, elevteljingar m.m.) frå tilskotsmottakarane som har betydning for berekninga av tilskotsbeløp og tildeling. Vidare skal vi kontrollere rapportar vi har mottatt som fortel om ein når måla for ordninga, og vi skal kartlegge risiko for at det kan oppstå feil på grunn av uklare vilkår for ordningane. Gjennomførte kontrollar skal dokumenterast på ein tilfredsstillande måte.

Vi oppfyller desse krava i risikovurderinga og tilskotskontrollen i HFL. Alle ordningane har sitt eige risiko- og kontrollskjema som vi fyller ut årleg. I tillegg rapporterer embeta i Tertialportalen på alle dei ordningane dei har forvaltningsoppgåver for. Dei rapporterer på rekneskap, kontrollhandlingar og om ordningane fungerer i tråd med formålet og retningslinjene. Vi går igjennom tertialrapporteringane frå embeta og omtaler resultatet i den årlege tilskotskontrollen.

6.3. Manuelle kontrollar

Vi får inn ein del dokumentasjon som tilskotsmottakarane skal sende til direktoratet eller embeta ifølge retningslinjene for ordningane. Det dreier seg om søknader, budsjett og ulike rapportar. Vi har prøvd å liste opp dokumentasjonen vi har fått, og kontrollhandlingane vi har utført i 2018. Det same har vi gjort for embeta der dei har forvaltningsoppgåver. I 2018 fekk direktoratet 2 555 ulike dokument og embeta 646 ulike søknader og rapportar. Dette materialet blir gjennomgått i høve til retningslinjene for ordningane og dei krava som blir stilte oss som forvaltarar. Det blir gjennomført formalia- og rimelegheitskontrollar og stikkprøvekontrollar. Tabell 1 nedanfor gir ei oversikt over kor mange dokument vi har mottatt, og kor mange kontrollar vi har gjennomført i 2018.

Tabell 1: Oversikt over mottatt dokumentasjon og utførte kontrollhandlingar


4) Årsrekneskapen for friskolane blir omtalt i tilsynsrapporten. Årsrekneskapen frå folkehøgskolane blir sendt til fylkesmannen.

6.4. Automatiske kontrollar i digitale system

Dei aller fleste tilskotsordningane våre blir forvalta elektronisk. Dei automatiske kontrollane skjer både på inputsida i Tavla, der vi mellom anna mottar søknader, i Innsamlingsportalen, der vi mottar elevteljingar, og på prosessida i ETF, der vi behandlar søknader, og på outputsida, der vi lagar tilskotsbrev og overfører utbetalingar til økonomisystemet. Det blir utført mange automatiske kontrollar i desse prosessane. Nedanfor gir vi eksempel på kva kontrollar som blir utførte i dei ulike systema.

Tavla

På friskolefeltet blir det gjennomført ulike kontrollar i høve til elevteljingar og prognosar. Det blir mellom anna kontrollert om skolen har godkjenning og er starta opp. Skoleleiaren og revisor må godkjenne elevteljingane. Er ikkje desse tinga på plass, får ikkje skolane levert elevteljingane.

Fylkeskommunane kan søke om tilskot til lærlingar, praksisbrevkandidatar og lærekandidatar med særskilde behov. Her er det mange automatiske kontrollar. Ein kan berre søke for elevar i eige fylke, og søknaden må innehalde opplysningar om kandidaten, timetal m.m.

Høyringssystemet – søknad

Høyringssystemet har ein eigen søknadsmodul med eit elektronisk skjema. Her må søkaren ha organisasjonsnummer for å få levert søknad. I dag blir denne ordninga brukt på tilskot til organisasjonar og nokre ordningar i den teknologiske skolesekken .

ETF

Det blir utbetalt store pengesummar i ETF, derfor blir det gjennomført ei rekke kontrollar før det blir utbetalt tilskot. Aktøren må ha gyldig organisasjonsnummer, tilskotsgrunnlaget blir kontrollert mot satsar, godkjenning eller kapasitet og mot budsjett. Før tilskotet blir utbetalt, må det vere godkjent, attestert og budsjettdisponert.

Tertialportalen

Fylkesmannen rapporterer per tertial på ordningar dei har fått midlar til og har forvaltningsoppgåver for. Ved rapportering 2. og 3. tertial må dei gjennomføre alle pålagde kontrollhandlingar. Tilskotsgrunnlaget kan mellom anna bestå av elevtal, tal på månader m.m. og blir rapportert inn per kommune basert på innvilga søknader.

Vi bruker i tillegg data frå system som ikkje er ein del av HFL. Desse systema har òg ein del automatiske kontrollar. Nedanfor gir vi eksempel på kva kontrollar som blir utførte i desse systema.

Innsamlingsportalen

Her rapporterer frittståande vidaregåande skolar data om elevane sine. Det blir mellom anna kontrollert at delkurselevar ikkje har timetal som utløyser fullt tilskot, at skolen ikkje har for mange elevar på eit utdanningsprogram i høve til godkjenning, og at eleven ikkje er registrert på fleire programområde.

NAVI sentralbase

Basen inneheld innrapporterte data frå alle folkehøgskolane i landet. Her blir det mellom anna kontrollert om eleven manglar fødselsdato eller namn, og om han/ho har riktig personnummer. På kortkurs blir det mellom anna kontrollert om kurset manglar dagar, timar, startdato eller sluttdato.

Grunnskolenes informasjonssystem (GSI)

Kommunane rapporterer elevdata per skole i GSI, og systemet genererer automatisk eit søknadsskjema for berekning av tilskot til samisk i grunnopplæringa innanfor samiske distrikt. Samanstilling av data kan avdekke ulogiske samanhengar dersom det er feilrapporteringar eller manglande rapporteringar frå kommunane.

Individdata til korreksjonsordninga

Frittståande grunnskolar i Noreg rapporterer elevtala sine per 1.10. kvart år. Her blir det mellom anna gjennomført ein del automatiske kontrollar som gjer at vi får rapportar om duplikat av fødselsnummer eller om ein elev ikkje er i målgruppa på grunn av alder. Frå frittståande vidaregåande skolar får vi ei fil frå Waade informasjonssystem (WIS) med gjennomsnittleg elevtal per 1.4. og 1.10. per fylkeskommune. Elevlistene blir kontrollerte mot folkeregisteret for å finne rett heimkommune. Kommunane og fylkeskommunane må så godkjenne elevane sine.

Fant du det du lette etter?

0/250
0/250

Tusen takk for hjelpen!