Rapport om tilskotsforvaltning og tilskotskontroll 2018

1. Om tilskotsforvaltninga

Dei overordna sektormåla for barnehage og grunnopplæring er grunnlaget for prioriteringa av faglege mål, prioriterte område og utvikling av nye tiltak eller verkemiddel.

Tilskotsporteføljen vår blir kvart år følgd opp gjennom risikovurdering og kategorisering av dei ulike tilskotsordningane. Gjenbruk av data som allereie er samla inn, står sentralt i arbeidet med å forenkle og gjere tilskotsforvaltninga mindre byråkratisk. Data som er tilgjengelege i sentrale datakjelder, blir lagt til grunn for fordelinga av tilskot til kommunar og fylkeskommunar. Slik unngår vi ressurskrevjande søknadsprosessar.

Om lag 8,9 milliardar kroner av direktoratet si tildeling i 2018 gjekk til ulike tilskotsordningar innanfor barnehage, offentleg grunnopplæring, friskolar og folkehøgskolar, i tillegg til andre formål. Det er ein auke på 150 millionar kroner frå 2017. Årsaka til denne auken er først og fremst auken i tilskot til bemanningsnorm i barnehagen på 100 millionar kroner. Tildelinga er fordelt på 38 hovudgrupper av ordningar med totalt 57 ulike tilskotsordningar. Figur 1 viser den prosentvise fordelinga av midlar til dei ulike gruppene.

Vi vurderer fortløpande om tilskotsordningane våre treffer kvalitative og kvantitative mål. I tillegg kontrollerer vi om ordningane har kriterium som kan brukast til å vurdere risiko og styringseffektivitet. Vi vurderer og kva ordningar fylkesmennene bør ha forvaltningsoppgåver på. Om nærleik til tilskotsmottakarane ikkje er nødvendig og vi har objektive tildelingskriterium, er det eit mål å sentralisere forvaltninga. Stordrift og standardisering gjer at fylkesmennene kan bruke frigjord kapasitet til oppgåver der nærleiksprinsippet er viktig. Arbeidet med å forenkle, gjere ordningane mindre byråkratiske og fjerne tidstjuvar er ein annan dimensjon i dette.

1.1. Digitalisering

Vi har også i 2018 arbeidd med å effektivisere tilskotsordningane våre. Ved bruk av sentrale datakjelder har vi gjort forvaltninga av tilskot til leirskoleopplæring og tilskot til opplæring av barn og unge som søker opphald i Noreg, enklare. Omlegginga gjer at embeta får frigitt kapasitet, og at søknadsprosessane blir langt enklare for kommunane.

Søknadsprosessen for tilskot til lærlingar, praksisbrevkandidatar og lærekandidatar med særskilde behov er også forenkla. Ei ny teneste for fylkeskommunane blei tatt i bruk i 2018. Dei registrerer no søknader og sluttrapportar i Tavla1 og beheld underliggande dokumentasjon sjølve. Utdanningsdirektoratet kontrollerer formalia og rimelegheit i søknadane og gjennomfører stikkprøvekontrollar av om lag 10 prosent av søknadane. Den nye tenesta fungerer godt.

Helhetlig forvaltningsløsning (HFL)

HFL er bygd ut gjennom fleire år og omfattar

  • tilskotsforvaltning av dei fleste tilskotsordningane
  • elektronisk prosjektforvaltning (under utvikling)
  • søknader frå og godkjenningar av frittståande skolar
  • tilsyn med frittståande skolar og folkehøgskolar
  • kompetansemidlar for lærarar og skoleeigarar
  • kompetansemidlar på barnehagefeltet
  • sjølvbetente løysingar for eksterne aktørar og skoleeigarar (Tavla, Tertialportalen, ReFlex mv.)  

Endring i forvaltninga av ordningar og prosjekt og innlemming i HFL gjer at personvern og informasjonssikkerheit, GDPR (General Data Protection Regulation), blir tatt betre vare på, da systemet er utvikla med tanke på mellom anna innebygd personvern.


1) Tavla – ei elektronisk løysing for tilskot, prosjektmidlar, godkjenningar og tilsyn for private skolar.

 

1.2. Riksrevisjonen

Etter den årlege kontrollen av økonomi- og tilskotsforvaltninga bad Riksrevisjonen oss om å levere diverse dokumentasjon i samband med forvaltningsrevisjonen av retten til opplæring i og på samisk for samiske elevar.

Vi har sendt inn materiale for det samiske feltet som er omtalt i retningslinjer, tilskotskontrollar, tertialrapportar og evalueringar.

1.3. Strategi for tilskotsforvaltning

På sitt beste er tilskotsforvaltninga med på å styrke kvaliteten og mangfaldet i barnehagane og grunnopplæringa.

Tilskotsforvaltninga skal legge best mogleg til rette for at stortingsvedtak blir gjennomførte på ein god måte. Vi må ha gode retningslinjer og rutinar som bidrar til at tilskotsmottakarane når dei måla som er sette, på ein effektiv måte.

For at forvaltninga skal oppfattast som rett og rimeleg, og for at ein skal nå måla for dei ulike ordningane, bygger strategien vår for tilskotsforvaltning på fire hovudmålsettingar:

  • Tilskota skal bidra til å styrke mangfaldet i barnehagane og grunnopplæringa.
  • Tilskotsforvaltninga skal vere profesjonell, effektiv og etisk forsvarleg.
  • Vi skal kommunisere tydeleg og ha god kontakt med sektorane.
  • Vi skal ha gode rutinar og system for kontroll og risikovurdering.

1.4. Vurdering av tilskotsporteføljen

Tilskotsmottakarane er svært ulike. Dei er knytte til opplæring frå barnehage til vidaregåande opplæring og folkehøgskole, og det er både offentlege og private aktørar. Ordningane varierer i omfang, mange er baserte på lover og forskrifter, og dei fleste har retningslinjer.

Tilskotsporteføljen blir vurdert og evaluert ved hjelp av indikatorar som er knytte til både kvalitative og kvantitative målsettingar for ordninga, og alle ordningane blir analyserte ved bruk av indikatorar på input­, prosess­ og outputsida.

Analyseindikatorane gjer at vi vurderer risikoen til dei enkelte ordningane på det same grunnlaget og dannar oss eit bilete av den samla risikoen ved porteføljen.

I tillegg til tilskotsindikatorar arbeider vi med kvalitative metodar for analysane og vurderingane vi gjer. Det skal sikre at

  • evalueringar blir gjennomførte og presenterte på ein einsarta måte
  • alle dei vesentlege sidene ved analysane og vurderingane blir omtalte
  • arbeidet gir klare konklusjonar og anbefalingar

1.5. Klassifisering av tilskotsordningane

Ordningane blir klassifiserte i éin av fire risikoklassar. Indikatorane avgjer korleis vi vurderer det samla resultatet for den enkelte ordninga.

Vi klassifiserer tilskotsporteføljen og den enkelte ordninga i fire risikoklassar. I tillegg til å følge utviklinga av porteføljen er klassifiseringa eit hjelpemiddel for å kunne prioritere kontroll og analysar på dei områda/ordningane risikoen er størst. Vi har desse risikoklassane:

KlasseRisikoGrunngiving
1 Låg

Mykje relevant informasjon som kan gi eit godt bilete av om tilskotet kjem målgruppa til gode.

Jamlege kontrollhandlingar i samband med saksbehandling og anna oppfølging. Mange av ordningane har klare moglegheiter for sanksjonar.

2 Middels Usikkert informasjonsgrunnlag. Omfanget av incentivproblem blir vurdert som avgrensa og/eller at midlane er forholdsvis små. Ordningar blir følgde opp med stikkprøver for å kunne vurdere behovet for fleire kontrollhandlingar eller evalueringar.
3 Høg Blir kjenneteikna av måleproblem, få kontrollmekanismar og incentivproblem. Ordningar i denne klassen har behov for forsterka transparens og kontrollar for å sikre at ordningane blir forvalta i tråd med intensjonen.
4 Ikkje vurdert Har ein forvaltningsmessig karakter som gjer at det ikkje er naturleg å klassifisere ordninga. Eventuelle nye ordningar som enno ikkje er klassifiserte.

Den samla kunnskapen vi har om ordningane, gjer at enkelte ordningar endrar status i samband med klassifiseringa. Kvar ordning har eit sett med kontrollpunkt som vi vurderer opp mot risiko. Vurderinga av data/opplysningar innanfor kvart kontrollpunkt blir angitt med eit poeng for risiko. Risikopoenga reflekterer kor vesentleg det enkelte kontrollpunktet er når ein ser ordninga under eitt. Poenga, saman med andre vurderingar, inngår i fastsettinga av risikoklasse.

I 2018 var om lag 36 prosent av tilskotsmidlane i den samla tilskotsporteføljen klassifisert i klasse 1. Det er noko mindre enn i 2017, da 52 prosent av midlane var klassifisert i klasse 1. Den største endringa ser vi i klasse 2, som har gått frå 41 prosent i 2017 til 58 prosent i 2018. Endringane her kjem i hovudsak av at frittståande vidaregåande skolar, som har betydelege midlar, har gått frå klasse 1 til klasse 2 i 2018. Grunnen til det er at det i 2018 er avdekt fleire avvik ved denne ordninga, jf. punkt 3.2 om frittståande vidaregåande skolar. Klasse 3 er på same nivå som i 2017. Klasse 4 er noko mindre enn i 2017, jf. figur 2.

Vi ser ein auke i talet på ordningar som er klassifiserte med låg og middels risiko. Talet på ordningar som ikkje er vurderte, er redusert. Totalt er 95 prosent av ordningane innanfor klasse 1 eller 2, noko som er 3 prosentpoeng høgare enn i 2017. Vi meiner derfor at vi har god kontroll på tilskotsporteføljen vår.

Vi har klassifisert 54 ordningar i 2018. Talet på klassifiserte ordningar avvik frå talet på hovudgrupper av ordningar. Når det er behov for å klassifisere ein tilskotspost i fleire klassar, er posten splitta opp i risikovurderinga.

Ordningar i klasse 4 er enten nye ordningar, ordningar som blir fasa ut, eller ordningar der vi berre utbetaler midlane. Ei ordning som var ny i 2017, blei klassifisert i 2018. Enkelte ordningar blei ikkje vurderte, da dei blei fasa ut i løpet av 2018.

Vurderinga av tilskotsporteføljen gir god oversikt over det totale risikobiletet. Risikovurdering av enkeltaktørar blir utført i samband med tilsynsarbeidet.

Fant du det du lette etter?

0/250
0/250

Tusen takk for hjelpen!