Årsrapport 2019

Del IV Styring og kontroll i verksemda

Styring og internkontroll

Overordna vurdering av styringa

Styringa av verksemda tar utgangspunkt i verksemds- og økonomiinstruksen, det årlege tildelingsbrevet med supplerande tildelingsbrev og oppdragsbrev gjennom året. Plan- og budsjettprosessen for direktoratet følgjer eit fast årshjul som er tilpassa etatsstyringsprosessane frå departementet. Det blir arbeidd godt med internkontroll på område som tilskottsforvaltning, oppfølging av lover og forskrifter, HMS og sikkerheit og beredskap. Vi har rutinar og prosessar som skal førebyggje uønskte hendingar og set inn tiltak ved auka risiko. Direktoratet har gode rutinar for økonomikontroll internt.

Tilstanden for styring og kontroll i 2019 er samla sett vurdert som god.

For nærmare rapportering om tilskottsforvaltninga til direktoratet og om styringa av underliggjande verksemder viser vi til eigne rapportar til departementet med frist 30. april 2020.

Styring og kontroll av oppdragsporteføljen

Direktoratet har gode rutinar for å ta imot og handtere oppdraga frå departementet. Alle oppdraga blir vurderte av leiinga før dei blir fordelte i organisasjonen og går inn i den samla oversikta over oppdragsporteføljen. Denne oversikta omfattar sidan 2018 alle pålagde oppgåver frå departementet: faste oppdrag, oppdrag som er gitte i tidlegare år, og som framleis er i gang, og oppdraga for året. Alle oppdraga er knytte opp mot brukareffektmåla til direktoratet frå tildelingsbrevet for å sikre ein god samanheng mellom aktivitet og mål.

Utdanningsdirektoratet gjennomfører tertialvise risikovurderingar med utgangspunkt i forventningane frå departementet for året og enkelte faste oppdrag som er under endring. Vurderinga omfattar heile organisasjonen: avdelingar, divisjonar/stab og leiing. Organisasjonen blir beden om å løfte fram vesentlege risikoar knytte til den samla måloppnåinga til direktoratet. Vi identifiserer moglege risikoar og vurderer kva toleranse for risiko som er akseptabel. Deretter utarbeider vi ei oversikt over risikonivåa, som gjer det enklare å velje kva risiko det bør setjast i verk tiltak for (risikostyring).

Risikovurdering i 2019

Dei identifiserte risikoområda på verksemdsnivå er melde inn til departementet, og det er gjort greie for tiltaka og statusen for dei områda som blei melde inn i 1. tertial i rapporten for 2. tertial 2019.

Dette er område som har hatt stor merksemd i organisasjonen i 2019, og tiltak er sette inn. Fleire av desse områda vil krevje løpande merksemd frå leiinga inn i 2020 òg, idet dei handlar om balansen i og utviklinga av Udirs portefølje framover.

Spesielt om oppfølging av område med auka risiko melde inn 2. tertial
OmrådeOppfølging og status
Organisering, flytting av arbeidsplassarVi har i løpet av 2019 jobba med gjennomføringa av fleire organisatoriske endringar knytte til utflytting av arbeidsplassar og overføring av oppgåver til andre statlege verksemder. Gjennomføringa har gått som planlagt. Udir vil framover òg stå overfor ytterlegare endringar. Vi arbeider kontinuerleg med å handtere slike endringar på ein best mogleg måte. Openheit og tydeleg kommunikasjon og einskapleg leiing er sentralt i dette arbeidet.  
Utfordringar knytte til Udirs nasjonale register pga. kommune- og fylkesreformaDen 1. januar 2020 blei talet på fylke i Noreg redusert til 11 og talet på kommunar til 356. Dette har noko å seie for ressursbruk, datainnhentingar, publiseringstidspunkt og statistikkpresentasjon i direktoratet. Kommunereforma er no gjennomført, og «volumet av endringar» er unnagjorde for NXR sin del. Risikoen er vurdert som låg.

Utvikling av styring og kontroll

Kunnskapsdepartementet har i dei siste åra gjennomført eit prosjekt for å utvikle styringa mot større effektivitet i styringa og ei meir overordna styring.

Dette har resultert i ny struktur på og balanse mellom instruks og tildelingsbrev frå 2020, noko som dannar eit utgangspunkt for arbeidet med oppdraga og for utviklinga av både etats- og verksemdsstyringa.

Vi meiner at vi arbeider systematisk for å sikre god måloppnåing og ressursutnytting. Vi ser samtidig eit potensial for å oppnå større heilskap og samanheng i styringa, noko vi ønskjer å sjå nærmare på i den vidare utviklinga av verksemdsstyringa.

Styring av underliggjande verksemder

Utdanningsdirektoratet styrer fylkesmannen i samsvar med styringssystemet som Kommunal- og moderniseringsdepartementet innførte frå 2016. I 2019 har vi vore opptatte av å framheve rettssikkerheitsområdet som hovudprioriteten til fylkesmannen og gjere dei felles måla våre tydelege. Dette har vi framheva i styringsdialogen blant anna på felles etatsstyringsmøte og i enkeltvise styringsmøte. Embetssamanslåinga medførte eit behov for tettare oppfølging enn vanleg, og vi gjennomførte derfor styringsmøte via Skype med alle embeta. Vi vurderer at dette er ei pragmatisk løysing for informasjonsutveksling og dialog og eit nyttig supplement til dei ordinære styringsmøta. I tillegg har vi følgt opp enkeltembete tettare der det har vore behov for det. 2019 har vore prega av ein open og konstruktiv dialog om kva utfordringar embeta står overfor.

Udir har hatt ansvaret for styringa av Statped i 2019. Det er ikkje gjort vesentlege endringar i styringa dette året. Frå 1. januar 2020 overtar Kunnskapsdepartementet styringa av Statped.

Udir har ansvar for styringa av den statlege samiske opplæringsverksemda. Desse består av styret for dei samiske vidaregåande skolane, Karasjok og Kautokeino og Åarjelsamien vierhtiesåafoe / Sørsamisk kunnskapspark. I styringsdialogen med verksemda inngår tildelingsbrev, supplerande tildelingsbrev, rapportering og eitt årleg etatsstyringsmøte i tillegg til kontaktmøte ved behov. Vi har hatt eitt etatsstyringsmøte og eitt kontaktmøte med kvar av dei to verksemdene i 2019.

Styret for dei samiske vidaregåande skolane blei utnemnt 1. august 2017 med to års funksjonstid. Inntrykket Udir har, er at styret fungerer godt. Gitt dei utviklingsoppgåvene skolane står overfor med tanke på innføringa av nye læreplanar og ny struktur for yrkesfag, blei det sett på som fornuftig å føre dagens styre vidare for ein ny 2-årsperiode. Styret blei derfor vidareført med den daverande samansetjinga si frå 1. august 2019 til 30. juli 2021.

Arbeidet med samfunnssikkerheit og beredskap

Formålet med arbeidet med sikkerheit og beredskap er at verksemda har system og kompetanse til å arbeide førebyggjande, planfast og med evne til å avdekkje og handtere uønskte hendingar. Direktoratet har utarbeidd rettleiingar, beredskapsplanar og informasjonssikkerheitspolicy som beskriv roller og ansvar. Desse er tilgjengelege og gjorde kjende i verksemda og ligg til grunn i sikkerheitsarbeidet. Det er gjort jamlege tiltak for å auke sikkerheitskompetansen og sikkerheitskulturen i verksemda.

I 2019 hadde verksemda tilsyn på arbeidet med samfunnssikkerheit frå Kunnskapsdepartementet. I tilsynsrapporten blei det beskrive at Udir har etablert gode system rundt sikkerheit og beredskap, og at verksemda har ein god sikkerheits- og risikokultur. Det blei òg gitt tilbakemelding på nokon område der verksemda bør vidareutvikle leiingssystemet for informasjonssikkerheit og bruken av risiko- og sårbarheitsanalysar. Dette blir det arbeidd vidare med i 2020.

Risikovurderingar

Verksemda har i 2019 utarbeidd risiko- og sårbarheitsvurderingar (ROS-vurderingar) knytte til samfunnssikkerheit og informasjonssikkerheit. ROS-vurderingane er gjennomførte for å identifisere uønskte hendingar og minimere risiko for at desse skal skje. Handlingsplanen som er utarbeidd på grunnlag av ei heilskapleg ROS-vurdering, er delt med Kunnskapsdepartementet. Verksemda har planlagt å vidareutvikle arbeidet med heilskaplege risiko- og sårbarheitsvurderingar til i større grad å vurdere hendingar innanfor ulike kategoriar – både tilsikta og utilsikta menneskelege handlingar og naturhendingar.

Rutine for å handtere uønskte digitale hendingar

Rutinen for å handtere uønskte digitale hendingar blei revidert i 2019 for å lette tilgjenget til og forbetre rapporteringa for å melde om uønskte hendingar. Rutinen gjer det blant anna tydeleg at alle avvik som involverer personopplysningar, skal, i samsvar med GDPR, rapporterast til Datatilsynet innan 72 timar. Formålet med avviksbehandlinga er å lukke avviket så raskt som mogleg, avgrense eventuelle skadar, opprette normaltilstanden på ny og hindre at det skjer igjen.

Øvingar

Utdanningsdirektoratet jobbar systematisk med øvingar. I 2019 blei det gjennomført ei beredskapsøving for å øve støttefunksjonane. Målet var å øve støttefunksjonane på rollene, ansvarsforståinga og samarbeidet deira med krisestaben i ein krisesituasjon. Øvinga blei evaluert for å avdekkje forbetringstiltak. Forbetringstiltaka ble identifiserte og blir følgde opp i samsvar med handlingsplanen etter øvinga. Handlingsplanen er delt med Kunnskapsdepartementet.

Organisasjon og omstilling

Vi har gjennomført fleire endringsprosessar også i 2019. Erfaringa frå desse prosessane er at verksemda er robust og leveransedyktig. Det er openheit i organisasjonen og eit godt samarbeid med dei tillitsvaldte. 

I 2019 har Utdanningsdirektoratet oppbemanna kontora i Tromsø og på Hamar som ein konsekvens av arbeidet med å flytte ut 20 stillingar i 2018, og det er oppretta ei ny avdeling på Hamar.

Avdelinga for karriererettleiing ble verksemdsoverdregen til Kompetanse Noreg, og 20 medarbeidarar i Tromsø blei overførte. Avdelinga for karriererettleiing er avhengig av krevjande teknisk infrastruktur, og dette stilte krav til særleg tett samarbeid mellom Kompetanse Noreg og Utdanningsdirektoratet i fasen fram til verksemdsoverdraginga. Direktørane for begge verksemdene hadde jamlege møte med Kunnskapsdepartementet. Det blei i tillegg oppretta ei samordningsgruppe der relevante leiarar frå Kompetanse Noreg og Utdanningsdirektoratet møtte partane etter omstillingsavtalen jamleg for informasjon og drøfting. Nye lokale i Tromsø er ikkje klare for innflytting før i juni 2020, og Avdelinga for karriererettleiing blir i Utdanningsdirektoratets lokale fram til flyttinga. Det er laga ein avtale mellom verksemdene knytt til økonomi i denne perioden.

Det er gjennomført ei verksemdsoverdraging knytt til arbeidet med yrkesgodkjenning, og to medarbeidarar er overførte til Nokut frå 1. januar 2020. 

Utdanningsdirektoratet rapporterte om høgd turnover i 2018. Det var høgd turnover første halvåret 2019 òg. Siste halvåret var turnoveren tilbake på det same låge nivået som i åra før fusjonen.

Det blei gjennomført ei arbeidsmiljøundersøking våren 2019. Undersøkinga viste at Utdanningsdirektoratet har eit godt arbeidsmiljø og medarbeidarar som trivst.

Utdanningsdirektoratet jobbar systematisk og målretta for å sikre eit godt arbeidsmiljø for alle tilsette. HMS-handboka vår legg til rette for at arbeidet med arbeidsmiljø, helse og sikkerheit blir tatt hand om i samsvar med krav i lover og forskrifter. 

I Utdanningsdirektoratet er 62,9 prosent av dei tilsette kvinner og 37,1 prosent menn (per 31.12.2019). I toppleiinga er det fem kvinner og tre menn. Vi har 23 avdelingsdirektørar med prosentvis fordeling 62 og 38 prosent kvinner og menn (per 31.12.2019).

Kommunikasjon

Kommunikasjonsverksemda i Utdanningsdirektoratet har grovt sett ei tredeling i nett, sosiale medium og mediebasert kommunikasjon. Vi har ein nokså stor nettstad med 11,5 millionar besøk og 51 millionar sidevisningar årleg. Nettbruken viser framleis jamn vekst, slik som sosiale medium, men viktigare er det at vi nyttar dei tre kanalane enda meir bevisst og koordinert.

Arbeidet med formidling av fagfornyinga viser korleis effektiv sektorkommunikasjon i stor grad har gått frå den tradisjonelle formidlinga via medium til direkte, brukarorientert formidling, kombinert med verktøy og funksjonar som er brukande for brukarane.

Eit omfattande prosjekt for å vise innhaldet og moglegheitene i dei nye læreplanane på nett blei sett i gang etter ei inngåande brukarinvolvering. Visninga hadde premiere på udir.no 18. november og er blitt svært godt tatt imot i sektoren. Visninga kan brukast som ein tradisjonell, lineær presentasjon av læreplanane, men den berande ideen er at den enkelte læreplanen skal presenterast med langt større vekt på heilskap og samanheng i faget og med ulike ressursar tilkopla.

I kommunikasjon med brukarar i sektoren kom ønsket frå mange om å få utvikla eit verktøy for lærarar i planlegginga av undervisninga der planane kunne delast med andre lærarar og med elevar. Dette arbeidet er ikkje avslutta, men prototypar har vekt stor interesse i sektoren.

Saman med det nettbaserte arbeidet har vi brukt sosiale medium på ein aktiv måte for å informere, motivere, be om innspel og – i form av ei eiga gruppe for arbeidet til lærarane med fagfornyinga – etablere ein arena for erfaringsutveksling. Dette arbeidet har hatt stor spreiing i sektoren, og den positive mottakinga av fagfornyinga kan vanskeleg tenkjast utan dei ulike verkemidla for kommunikasjon.

Dei aller siste åra har Kunnskapsdepartementet ønskt å stå for formidlinga av langt meir av det innhaldet som blir produsert av direktoratet på statistikkområdet, og av studiar og evalueringar som direktoratet hovudsakleg gjer via oppdragstakarar i UH-sektoren. Det har medført ei markant endring i formidlingsaktiviteten til direktoratet på dette området. Utdanningsdirektoratet er eit direktorat som bruker mykje tid på framstilling og publisering av kunnskapsgrunnlaget på nettsidene våre. I 2019 har direktoratet brukt vesentleg mindre tid til initiativ mot media samanlikna med tidlegare. Likevel går det mykje tid til rettleiing av journalistar og andre som rettar seg til direktoratet med spørsmål.

Offentlege innkjøp

Det er i løpet av 2019 lyst ut 48 konkurransar. Dette er ein liten auke frå 2018. Statens innkjøpssenter har tatt seg av fleire fellesavtalar for staten, noko som fører til færre konkurransar hos oss. Vi har interne rutinar for å følgje opp sentrale og eigne føringar for innkjøp.

Eit framtidsretta arkiv

Direktoratets arkiv fekk i 2019 ein pris for «Årets arkiv» frå Norsk Arkivråd, som gjennom denne prisen heidrar arkiv og stimulerer til utvikling. Arkivet i Udir fekk prisen for eit framtidsretta arbeid med arkivroboten Bertil. Juryen peikte òg på ein god delingskultur som kan bidra til at kunnskap og erfaringar blir spreidde til andre.

Fellesføringar

Inkluderingsdugnaden

Alle faste stillingar i Utdanningsdirektoratet blir kunngjorde offentleg. I annonseteksten står det at Utdanningsdirektoratets arbeidsstyrke i størst mogleg grad skal spegle mangfaldet i befolkninga, og at personar med minoritetsbakgrunn og personar med nedsett funksjonsevne blir oppfordra til å søkje. 

I 2019 har vi hatt ei særskild merksemd på eventuelle søkjarar med hòl i CV-en på minst 2 år. Vi har etablert gode rutinar for å identifisere aktuelle kandidatar og kalle inn til intervju. Det er få søkjarar i denne kategorien, og i dei tilfella der vi har sett at dei har hòl i CV-en på minst 2 år, har ikkje kandidaten blitt vurdert som kvalifisert til den stillinga som det er søkt på.

Tiltak for å motverke arbeidslivskriminalitet

Utdanningsdirektoratet stiller krav til lønns- og arbeidsvilkår i alle innkjøpa. Leverandørane må fylle ut eigenerklæringsskjema der dei bekreftar at dei følgjer gjeldande lover og forskrifter.

I tillegg krev vi av leverandørar i utvalde bransjar at dei leverer lønnsslippar med informasjon om tilsette som jobbar hos oss. Dette må dei levere til oss minimum to gonger per år.