Del IV Styring og kontroll i verksemda

Denne delen gjer greie for rutinar og prosessar når det gjeld styring og kontroll i verksemda. Direktoratet hadde god styring og kontroll i 2018.

Verksemdsstyring generelt

Styringa av verksemda tek utgangspunkt i økonomiinstruksen, det årlege tildelingsbrevet frå Kunnskapsdepartementet, supplerande tildelingsbrev og oppdragsbrev gjennom året. Direktoratet utarbeider ein verksemdsplan som følgjer opp desse dokumenta.

Direktoratet arbeider strategisk med styring og oppfølging av sektorretta IT-tenester og har eit porteføljestyre som sørger for heilskap og samanheng i dei strategiske prioriteringane våre.

Utviklingspotensialet i den heilskaplege verksemdsstyringa

Kunnskapsdepartementet har det siste året sett i gang eit utviklingsarbeid for verksemdsstyringa i dei underliggjande verksemdene sine. Både styringsdokument og -prosessar blir gått gjennom, og vi meiner at ei slik strømlinjeforming av styringa vil bidra til auka effektivisering og mindre aktivitetsstyring.

Styring og kontroll i verksemda

Direktoratet har rutinar internt for å ta imot og handtere oppdrag frå departementet. Vi utarbeider årleg ein verksemdsplan og har rutinar for rapportering og kontroll. Fleire regelverk krev internkontroll. Udir har for eksempel internkontrollsystem for HMS, informasjonssikkerheit og personvern, i tillegg til internkontroll på økonomiområdet. Vi har i 2018 gått gjennom aktuelle lover og forskrifter og plassert særskilt oppfølgingsansvar internt for å sikre at vi etterlever ulike regelverk.

Vi legg KDs styringsdokument for arbeid med samfunnssikkerheit og beredskap i kunnskapssektoren til grunn for arbeidet vårt. Vi er opptatt av at alle tilsette skal ha god sikkerheitskultur, som omfattar fysisk sikkerheit, informasjonssikkerheit og personvern. Vi følger forvaltningslovforskrifta og personvernlovgivinga (GDPR). Vi gjennomfører ROS-analysar for samfunnssikkerheit og beredskap, for HMS-området og for behandlinga av informasjon og IT-systema til direktoratet. Vi utnyttar digitale felleskomponentar der det er mogleg. Vi held ved like tenestene i tråd med god praksis, slik at vi alltid har ei forsvarleg sikring mot innbrot eller angrep på systema våre.

Direktoratet gjennomførte ei krise- og beredskapsøving i desember 2018. Ei evaluering av øvinga viser at leiinga er trent i å handtere uønskte hendingar.

Det blei ikkje avdekt vesentlege avvik på sikkerheits- og beredskapsområdet i direktoratet i 2018. Det var ikkje påvist uventa aktivitet på nokon av løysingane til direktoratet, men ein av leverandørane våre gjennomførte ei ekstra oppdatering for å redusere sårbarheit.

Overordna risikovurdering knytt til måloppnåing for direktoratet 2018

Utdanningsdirektoratet har vurdert risiko knytt til den samla måloppnåinga til direktoratet. Det faglege arbeidet som blir utført i direktoratet, er av ein slik kvalitet at risikoen for manglande måloppnåing på verksemdsnivå er låg. Jamlege risikovurderingar i Utdanningsdirektoratet og gjeldande prosessar og rutinar gjer at sannsynet for vesentlege avvik frå planar eller uventa negative hendingar er lite. Udir sende årlege risikovurderingar til KD i samband med 2. tertial 2018. Vi følgjer systematisk opp med førebyggande tiltak for å unngå avvik frå planar og måloppnåing.

Vi har etatsstyringsansvar for Statped og styret for dei statlege samiske vidaregåande skolane

Utdanningsdirektoratet har etatsstyringsansvar for fylkesmannen i samsvar med styringssystemet som Kommunal- og moderniseringsdepartementet innførte frå 2016. I tildelingsbrevet for Fylkesmannen 2018 gjorde vi endringar for å imøtekomme kravet om mindre detaljert aktivitetsstyring og meir mål- og resultatstyring. I tillegg har vi gjort nødvendige endringar for å tilpasse styringa vår til ny embetsstruktur. Desse endringane blir synlege for embeta først i 2019. I 2018 har vi gjennomført seks styringsmøte med enkeltembete og tre felles fagmøte med alle embeta. Det er ikkje gjort vesentlege endringar i styringa av Statped i 2018.

Vi har ansvar for styringa av dei statlege samiske opplæringsverksemdene. Desse består av styret for dei samiske vidaregåande skolane, Karasjok og Kautokeino og Åarjelsamien vierhtiesåafoe / Sørsamisk kunnskapspark. I styringsdialogen med verksemdene inngår tildelingsbrev, supplerande tildelingsbrev, rapportering og eitt årleg etatsstyringsmøte, i tillegg til kontaktmøte ved behov. Vi har hatt eitt etatsstyringsmøte og eitt kontaktmøte med kvar av dei to verksemdene.

Nytt Utdanningsdirektorat frå 1. januar 2018

Frå 1. januar 2018 er Senter for IKT i utdanninga og Utdanningsdirektoratet slått saman til éi verksemd. Målet med samanslåinga var betre og meir effektiv måloppnåing gjennom å samle ressursar, kompetanse og verkemiddel som skal utvikle barnehagar og skolar. I fusjonsavgjerda låg det også eit krav om at 20 stillingar skulle flyttast ut av Oslo, og at direktoratet skulle redusere med 20 stillingar i løpet av fem år. Fordi det var kort tid frå fusjonen blei vedteken, til omorganiseringa skulle setjast i verk, valde vi å gjennomføre delar av omstillingsarbeidet i 2018.

I løpet av året har vi jobba med å utvikle kulturen i den nye verksemda vår og sørgje for ein samordna og heilskapleg praksis på verksemdsinterne område som HR, økonomi og IKT. Vi har også gjort fleire justeringar i organisasjonskartet i tillegg til å utarbeide ein ny strategi. Sjølv om 2018 har vore eit omstillingsår, meiner vi at vi har god måloppnåing gjennom året.

Utdanningsdirektoratet har fire kontorstader: Hamar, Molde, Tromsø og hovudkontoret i Oslo. For å imøtekomme kravet om utflytting av arbeidsplassar frå Oslo vedtok vi å flytte sju stillingar frå Oslo til Tromsø og 13 stillingar frå Oslo til Hamar. Dei medarbeidarane som blei påverka av utflyttinga, fekk tilbod om anna passande arbeid der det var ledige stillingar.

I omstillingsåret 2018 har hatt ein noko høgare gjennomtrekk enn 2017.12 Likevel er gjennomtrekken lågare enn det som er vanleg i ein omstillingsprosess. Sjukefråvær i Utdanningsdirektoratet held eit stabilt lågt nivå og var i 2018 på i underkant av 4 prosent, som er lågare enn i 2017.13

Offentlege anskaffingar og innkjøp

Det er i løpet av 2018 lyst ut 47 konkurransar. Dette er ein liten auke frå 2017, og hovudårsaka til dette er samanslåinga av Senter for IKT i utdanninga og gamle Utdanningsdirektoratet. Statens innkjøpssenter har teke seg av fleire fellesavtalar for staten, noko som fører til færre konkurransar hos oss. Vi har interne rutinar for å følgje opp sentrale og eigne føringar for anskaffingar og innkjøp.

HMS-arbeid og status for likestilling i direktoratet

Utdanningsdirektoratet jobbar systematisk og målretta for å sikre eit godt arbeidsmiljø for alle tilsette. HMS-handboka vår legg til rette for at arbeidet med arbeidsmiljø, helse og sikkerheit blir teke vare på i samsvar med krav i lover og forskrifter. AMU arrangerer HMS-veker kvart år. I fire veker gjennomfører vi ei rekkje tiltak for å auke medvitet om god helse, godt arbeidsmiljø og god sikkerheit.

I Utdanningsdirektoratet er 62 prosent av dei tilsette kvinner og 38 prosent menn. I toppleiinga er det fem kvinner og tre menn. Vi har 23 avdelingsdirektørar med prosentvis fordeling 70 og 30 prosent kvinner og menn.

Informasjonsstrategi

Vi har justert kommunikasjonsstrategien i tråd med den nye verksemdsstrategien vår. Direktoratet tenkjer digitalt frå starten i alle formidlingsprosessar. Udir.no er hovudnettsida vår, og ho hadde 9,8 millionar besøk i 2018. I 2018 har vi brukt nettstatistikk, tilbakemeldingsknapp, brukartestar, arbeidsverkstader og besøk i sektoren for å få innsikt i brukarbehov og jobba med vidareutvikling av innhald og struktur ut frå dette.

Lærlingar i direktoratet i perioden 2016–2018

I 2017 hadde vi fire lærlingar i kontor- og administrasjonsfaget og to lærlingar i IKT-servicefag. Etter samanslåinga med SIKT har vi no totalt åtte lærlingar: fire lærlingar per fagområde. Vi har tre IT-lærlingar i Oslo og éin i Tromsø.


 12) Gjennomtrekken var på 7,65 prosent i 2018, til samanlikning med 4,03 prosent i Udir i 2017.

13) Sjukefråværet i Utdanningsdirektoratet i 2018 enda på 3,8 %. Fråværet har halde eit stabilt lågt nivå og er på nivå med fråværet i 2016 (3,7 %) og noko lågare enn i 2017 (4,2 %).

 

Fant du det du lette etter?

0/250
0/250

Tusen takk for hjelpen!