Del IV Styring og kontroll i verksemda

I denne delen gjer vi først greie for rutinar og prosessar knytte til styring og kontroll som gjeld for det nye Utdanningsdirektoratet f.o.m. 01.01.2018. For rapportering av særskilde krav for 2017 skil vi mellom omtalane frå senteret og omtalane frå direktoratet nedanfor.

Vi vil i forbindelse med samanslåinga av senteret og Utdanningsdirektoratet gå igjennom, oppdatere og ved behov revidere rutinar og prosessar knytte til styring og kontroll.

Verksemdsstyring

Direktoratet tar i styringa av verksemda utgangspunkt i det årlege tildelingsbrevet frå departementet, supplerande tildelingsbrev og oppdragsbrev. Vi utarbeider årleg ein plan for verksemda med bakgrunn i desse styringsdokumenta. Sjølv om praksis for styring i direktoratet framleis i stor grad baserer seg på løysingar og utsjekk av gitte oppgåver og oppdrag, har vi arbeidd meir mot mål- og resultatstyring (MRS) dei siste åra.

Direktoratet, Kunnskapsdepartementet (KD) og Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har i 2016 og 2017 samarbeidd om å utvikle styringsdialogen, der vi la særleg vekt på formulering av mål og hensiktsmessig rapportering. Dei nye måla for den nye verksemda er likevel ikkje utarbeidde gjennom dette samarbeidet.

Direktoratet arbeider strategisk med styring og oppfølging av sektorretta digitale tenester, og porteføljestyringsfunksjonen vår har som formål å gi god oversikt, heilskap og samanheng i styringa av dei digitale tenestene.

Utviklingspotensialet

Direktoratet meiner det vil vere nyttig å fortsetje eit samarbeid om utvikling av styringsdialogen i 2018. Vi ser behov for å utvikle vidare målhierarkiet i samarbeid med KD.

Med utgangspunkt i at mål handlar om behov for endring, bør utfordringsbildet i sektorane danne grunnlag for val av mål. Måla bør angi ambisjonar om forbetring, og direktoratet må ha handlingsrom til å velje dei verkemidla som er best eigna for å løyse utfordringane. Ein føresetnad for å oppnå måla er at tiltaka er tilpassa behova i sektorane. Dersom direktoratet skal kunne tilpasse tenestene sine til det brukarane har behov for, undervegs i prosessen, bør føringane frå departementet i større grad dreiast frå kva som skal gjerast, til kva resultat eller effektar ein ønsker.

Senter for IKT i utdanningen

Overordna vurdering av opplegget for styring

Under følger ei særskild rapportering på krav frå tildelingsbrev 2017 for Senter for IKT i utdanninga.

HMS-arbeid

Arbeidsmiljøutvalet har i samarbeid med bedriftshelsetenesta utarbeidd ein handlingsplan for HMS-arbeidet for 2017, der mellom anna sjukefråvær, arbeidsmiljø, livsstil, helse og ergonomi inngår.

Senteret har tilsett ein HR- og administrasjonssjef med kompetanse på feltet, og bedriftshelsetenesta har vore brukt der det syntest mest formålstenleg.

Senteret har lagt til rette for arbeidstakarar som treng tilrettelegging ut frå helsesituasjonen. I tillegg har vi jamleg tatt imot personar (via andre instansar som for eksempel Nav) som har hatt behov for arbeidstrening, språktrening o.l.

Arbeid med innkjøp

Senteret har hatt rammeavtalar på hyppig brukte område.

Senteret har laga interne rettleiarar for berekning av terskelverdiar ved innkjøp og for gjennomføring av tilbodskonkurransar. I tillegg har vi utarbeidd prosedyrar for gjennomføring av anbodskonkurransar og interne retningslinjer for arbeidsdeling i forbindelse med anbodsprosessar.

Arbeid med sikkerheit og beredskap i 2017

Senteret har utarbeidd eit styringssystem for informasjonssikkerheit. Vi har i 2017 følgt opp arbeidet med tiltak mot scenario som kan inntreffe, og som er sentrale for å definere kva for konkrete arbeidsoperasjonar, oppdrag, prosjekt etc. som utgjer ein særleg risiko for verksemda.

Senteret har ikkje gjennomført ei fullskala kriseøving. Vi har ein operasjonell og praktisk beredskapsplan som vil bli brukt ved alle hendingar. I forbindelse med fusjonen med Utdanningsdirektoratet har det vore gjennomført ei risikovurdering av sjølve fusjonen.

I tillegg har vi gjennomført brannøvingar med evakuering.

Senteret har vurdert faren for terror eller andre ytre hendingar som liten, både for lokasjonen i Tromsø og for lokasjonen i Oslo. Men begge er svært sentralt plasserte, og ved spesielle hendingar (statsbesøk, nobelprisutdeling m.m.) vil trusselbildet vere vesentleg meir alvorleg.

Senteret har hatt eit krisekommunikasjonssystem med SMS-varsling (stille varsling). Det er innført rutinar for å sikre at alle tilsette til kvar tid er tilkopla denne varslingstenesta.

Effektivisering

Senter for IKT i utdanninga har følgt opp og gjennomført kutta i samsvar med avbyråkratiserings- og effektiviseringstiltaka frå regjeringa.

Talet på lærlingar i verksemdene i perioden 2015–2017

Senteret har hatt som uttalt mål å ha to lærlingar innan IKT-servicefag til kvar tid. Tabellen under viser utviklinga i talet på lærlingar innan IKT-servicefag:

År Tromsø Oslo Totalt
2015 1 1 2
2016 1 1 2
2017 1 1 2
Fakta om personellsituasjonen

Kjønnsfordeling totalt og på ulike stillingsnivå (fast tilsette)
Senter for IKT i utdanninga hadde per 31.12.2017 65 fast tilsette (ikkje inkludert direktøren). Av dei var 36 kvinner og 27 menn.

I leiargruppa har det i 2017 vore tre menn (inkludert direktøren) og fire kvinner. Det er 57 prosent kvinner i stillingsgruppa avdelingsdirektør. Det ligg godt over målet i hovudavtalen om 40 prosent kvinner i leiarstillingar innanfor ei definert leiarstillingsgruppe.

Oversikt over arbeidstid (heiltid/deltid) – faste og mellombelse stillingar
Senter for IKT i utdanninga har i hovudsak kunngjort stillingar som 100 prosent-stillingar. I dei tilfella deltidsstillingar har vore brukte, har det primært vore etter ønske frå søkarar/tilsette. Redusert arbeidstid er også innvilga når arbeidstakarar av helsemessige, sosiale eller andre vektige velferdsgrunnar har hatt behov for det, jf. arbeidsmiljølova § 10-2 (4).

Oversikt over sjukefråvær / anna fråvær
Senter for IKT i utdanninga hadde i 2017 eit gjennomsnittleg sjukefråvær (inklusiv eigenmeld fråvær) på 2,4 prosent.

Senteret har løpande følgt opp sjukefråværet, mellom anna gjennom rapporteringar til AMU og leiargruppa.

Utdanningsdirektoratet

Overordna vurdering av opplegget for styring

Direktoratet vurderer opplegget for styring og kontroll i 2017 som godt.

Under følger ei særskild rapportering på krav frå tildelingsbrevet.

Styring av den eksterne porteføljen vår

Fylkesmannsembeta
Utdanningsdirektoratet styrer fylkesmennene i samsvar med styringssystemet som Kommunal- og moderniseringsdepartementet innførte frå 2016. I styringsskriva for 2017 blei det berre gjort små justeringar, med hovudvekt på å redusere talet på oppdrag og rapporteringskrav. I møta med fylkesmennene har vi lagt vekt på særskilde utfordringar i det enkelte embetet basert på ein oppdatert statusrapport, framfor å ha ein gjennomgang av årsrapporten frå året før. Innhaldet i dei felles fagmøta med utdanningsdirektørane er også endra. Vi har lagt større vekt på dialog, diskusjon og gruppearbeid for å sikre at vi får betre fagleg utbytte av møta. I 2017 blei det gjennomført tre felles fagmøte. Tilbakemeldingane på endringane er positive, og vi opplever ein meir formålstenleg styrings- og fagdialog.

Nasjonale senter
1. januar 2018 blei ansvaret for den faglege styringa av dei nasjonale sentera overførte til dei respektive vertsinstitusjonane.

Departementet har hatt ansvaret for prosessen med overføringa, medan direktoratet har hatt den løpande styringa av sentera gjennom ordinære rapporteringsrutinar, styringsdialog og kontaktmøte med senterleiarane. Arbeidet med nedbygging av restmidlar i nokre av sentera blei førte vidare i 2017.

Statlege samiske skolar
Samisk vidaregåande skole i Karasjok og Samisk vidaregåande skole og reindriftsskole i Kautokeino har felles styre med tilhøyrande styresekretariat. I 2017 blei det oppnemnt nytt styre, med funksjonstid frå 01.08.2017 til 31.08.2019.

I 2017 bestemte KD at Sameskolen for Midt-Noreg skulle leggast om, og at det skulle etablerast eit senter for fjernundervisning – Sørsamisk kunnskapspark (Åarjelsaemien vierhtiesåafoe).

Statped
Det er ikkje gjort vesentlege endringar i styringa av Statped i 2017. Sjå elles omtale av evalueringa av omstillingsprosessen under Del III, Andre prioriterte oppgåver.

Internkontroll

Internkontrollsystemet i Direktoratet dekker arbeidet med sikkerheit og beredskap og risikostyring på ulike nivå i verksemda. Direktoratet har tilfredsstillande rutinar og prosessar som skal førebygge uønskte hendingar. Skulle det likevel inntreffe ei uønskt hending, har vi beredskap til å gjenopprette normal drift og avgrense skaden. Det blei ikkje avdekt vesentlege avvik på sikkerheits- og beredskapsområdet i direktoratet i 2017.

Risikovurdering for direktoratet 2017

Under viser vi ei risikooppdatering ved årsslutt på dei områda som direktoratet løfta til departementet i 2. tertialrapport i 2017. Vi registrerer framleis risiko på alle områda og følger systematisk opp med førebyggande tiltak for å unngå avvik frå planar og måloppnåing.

Fagfornyinga
Risikoen er knytt til framdrifta i arbeidet og til forventningane om konkrete resultat. Forseinkingar i prosessen på grunn av omfattande vekslingar mellom forvaltningsnivåa og behovet for raske avklaringar med departementet bidrar til at framdrifta i arbeidet kan bli skadelidande. Reell involvering tar tid, og det er ein risiko for at sektorane ikkje opplever å bli nok involverte i arbeidet med fagfornyinga.

For å forhindre mangel på involvering og at framdrifta blir forseinka, må den gjensidige forpliktinga mellom departementet og direktoratet styrkast. Vi bruker alle aktuelle nettverk og møtepunkt for å kommunisere samanhengen mellom lokal kompetanseutvikling og dei endringane som kjem med fagfornyinga.

Vi har revidert milepelsplanen for framdrifta og har fått eigne kontaktpersonar for partane. Direktoratet og departementet har jamlege møte og involverer sektorane gjennom høyringar, spørjingar, blogg og konferansar. Vi skal også vurdere korleis vi kan rigge læreplanprosessen i neste fase og sikre betre kommunikasjon og større openheit i forvaltninga.

Psykososialt arbeid
Risiko knytt til innføring av nye reglar om psykososialt skolemiljø – mellom anna ein ny aktivitetsplikt og ei handhevingsordning – handlar om kompetanse og kapasitet til å følge opp regelverket i sektorane. Svikt i rutinar kan føre til at ikkje alle elevar vil oppleve at dei har eit trygt og godt skolemiljø.

Direktoratet gjennomfører, i samarbeid med embeta, samlingar der erfaringsutveksling er hovudtema. Det gjeld for eksempel erfaringar som direktoratet og embeta har gjort seg som klageinstans. Vi vil saman vurdere tiltak for å sikre felles praksis og saksbehandling på tvers av fylka.

Fleire embete melder at omfanget av saker har vore betydeleg sidan reglane tredde i kraft 1. august 2017. Det fører til at andre oppgåver må prioriterast ned. Temaet har høg prioritet i styringsdialogen med utdanningsdirektørane.

0–24-samarbeidet
Sentrale erfaringar frå denne første perioden er at det er uklar samanheng mellom innsatsar/tiltak og måla for programmet. Gjennomføringsstrategien må bli breiare, og det er nødvendig å utvide og forsterke tiltaksporteføljen til programmet. Basert på desse erfaringane har programmet laga ein ny strategi for perioden 2017–2020. Vi er også i ferd med å rydde i og bygge opp ein ny tiltaksportefølje med nokre større og meir kraftfulle innsatsar. Brukarinvolvering og digitalisering skal vere gjennomgåande prinsipp i arbeidet.

Det er ein risiko for at vi ikkje når målet om betre samordning i kommunane og betre gjennomføring for utsette barn og unge. Vi ser at for å lykkast med å utvikle målretta tiltak må vi bli betre til å samordne oss på statleg nivå. Dette kan for eksempel realiserast ved at dei involverte direktorata får eitt felles overordna mål i tildelingsbrevet. Når utfordringa på statleg nivå er manglande tverrsektorielt samarbeid for å auke gjennomføringa for utsette barn og unge, må dette målet seie noko om det. Eit slikt grep kan styrke merksemda og forankringa på alle nivå.

Yrkesfaglærarløftet – pilotering av kombinerte etter- og vidareutdanningstilbod for yrkesfaglærarar
Risikoen i 2. tertial var knytt til eit mindreforbruk på om lag kr 3,7 mill. kroner i 2017. Utfordringa er løyst ved at alle udisponerte midlar frå 2017 er overførte til utbetaling i 2018 på grunn av faseforskyving.

Informasjonsstrategi

I kommunikasjonsstrategien for Utdanningsdirektoratet har vi lagt vekt på tre verdiar som skal ligge til grunn for all vår kommunikasjon: Vi skal vere empatiske, modige og tydelege.

Omdømmeundersøkinga 2017 viser at brukarane våre opplever at udir.no er nyttig og brukarvennleg og relevant for arbeidskvardagen deira. Brukartilfredsheita knytt til klart språk og relevant og tilgjengeleg informasjon ligg på mellom 83 og 98 prosent.

På Facebook har vi registrert at særleg tre tema engasjerer spesielt: barnehage, skolemiljø og mobbing og fagfornyinga. Vi har brukt Facebook saman med udir-bloggen til å be om innspel i arbeidet med å fornye faga. I november fekk vi 1 500 innspel på andre skisse til kjerneelement. Den aktive og strategiske bruken av Facebook er éin av grunnane til at det har komme så mange innspel.

Vi utnyttar dei digitale kommunikasjonskanalane ved å tenke digitalt frå starten i staden for å ta utgangspunkt i eit tradisjonelt dokumentformat. For breiare omtale av informasjonsarbeidet, sjå Del III, Andre prioriterte oppgåver.

HMS-arbeid

Utdanningsdirektoratet arbeider systematisk og målretta for å sikre eit godt arbeidsmiljø for alle tilsette. Vi har ei HMS-handbok og eit arbeidsmiljøutval (AMU) som sikrar at arbeidet med arbeidsmiljø, helse og sikkerheit blir gjennomført i samsvar med krava som er fastsette i lover og forskrifter.

AMU arrangerer HMS-veker kvart år. I fire veker gjennomfører vi ei rekke tiltak for å auke bevisstheita om god helse, godt arbeidsmiljø og god sikkerheit. I tillegg motiverer vi dei tilsette til å ta nokre enkle grep for å få ein sunnare arbeidskvardag.

Arbeid med innkjøp

Utdanningsdirektoratet bruker eit elektronisk innkjøpsverktøy for alle innkjøp over 100 000 kroner. Det er i løpet av 2017 lyst ut 46 konkurransar. Vi har interne rutinar for utarbeiding av utlysingstekst, oppfølging av konkurransen undervegs, vurdering av tilbod og inngåing av kontraktar.

Både lov og forskrift om offentlege innkjøp har gjennomgått store endringar, seinast i januar 2017. Endringane har ført til justeringar av interne rettleiingar og rutinar i 2017.

Arbeid med sikkerheit og beredskap i 2017

Det er ikkje registrert kritiske hendingar på sikkerheits- og beredskapsområdet i direktoratet i 2017.

Kunnskapsdepartementets styringsdokument for arbeid med samfunnssikkerheit og beredskap i kunnskapssektoren ligg til grunn for arbeidet vårt på feltet – saman med e-forvaltningsforskrifta og Handlingsplan for informasjonssikkerhet i statsforvaltningen 2015–2017 frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet. ROS-analysar blir gjennomførte mellom anna for samfunnssikkerheit og beredskap, for HMS-området og for IT-systema til direktoratet.

Direktoratet gjennomførte ei krise- og beredskapsøving i juni 2017.

Ei evaluering av øvinga viste at direktoratet bør vidareutvikle tiltakskorta, arbeide med å forbetre koordineringa mellom kriseleiinga og støttefunksjonane og trene meir på å bruke CIM-verktøyet.

Styringssystem for informasjonssikkerheit (SSIS) – styring og kontroll
Styringssystemet for informasjonssikkerheit i direktoratet er basert på ISO 27001:2013 og 27002:2013, og er tilpassa dei behova direktoratet har i verksemda si. Direktoratet arbeider kontinuerleg for å forbetre styringssystemet.

Sikkerheit i digitale tenester
Direktoratet har styrkt samordninga på tvers av digitale tenester og system. Dette omfattar område som autentisering og autorisering av brukarar, kryptert overføring av informasjon, pseudonymisering av personopplysningar og skjerming av publiserte data for små aggregeringseiningar for å motverke indirekte identifisering av personopplysningar. Det blir gjennomført oppdateringar av teknisk infrastruktur i samsvar med god praksis, slik at vi opprettheld ei forsvarleg sikring mot innbrot og/eller tenestenektangrep.

Den digitale beredskapen er godt innøvd, og systemet blir evaluert minst éin gong i året.

Direktoratet utnyttar nasjonale felleskomponentar der det er mogleg.

Kunnskap, kompetanse og kultur
Direktoratet arbeider kontinuerleg for å vidareutvikle bevisstheit, kompetanse og kultur hos alle tilsette i verksemda. Alle nytilsette får sikkerheitsopplæring, som omfattar fysisk sikkerheit, informasjonssikkerheit og personvern. Tilsette får også tilbod om kurs og bistand, mellom anna i arbeidet med ROS-analysar. Utdanningsdirektoratet gjennomfører aktivitetar i den nasjonale sikkerheitsmånaden. I år blei det gjennomført e-læringskurs med vekt på behandling av personopplysningar, og formidling av kunnskap om den kommande personvernforordninga (GDPR).

Om iverksette og planlagde effektiviseringstiltak (digitalt førsteval)

I forbindelse med Meld. St. 27 Digital agenda skal alle statlege verksemder identifisere gevinstar ved effektivisering gjennom digitale tenester.

Digitaliseringsarbeidet i direktoratet har i 2017 bidratt til større grad av sjølvbetening, automatisering av arbeidsprosessar og automatiske kontrollar i systema våre. Det gjeld mellom anna forenkling av tilskotsordninga for lærlingar og lærekandidatar med særskilde behov, forvaltning av vidareutdanningsordninga og forvaltninga av læremiddeltilskot. Større brukarvennlegheit har også ført til mindre behov for brukarstøtte, for eksempel i forbindelse med eksamen og prøver.

Status for likestilling

I Utdanningsdirektoratet er 63,6 prosent av dei tilsette kvinner, medan 36,4 prosent er menn. Toppleiinga bestod per 31.12.17 av fire menn og fire kvinner. Av 20 avdelingsdirektørar var 75 prosent kvinner og 25 prosent menn.

Lærlingar i verksemdene i perioden 2015–2017

Ambisjonen vår har vore å ha fire lærlingar i kontor- og administrasjonsfaget og to lærlingar i IKT-servicefag i 2017. Ambisjonen blei innfridd i 2017.

Lærlingar i direktoratet
Fagområde 2015 2016 2017
Kontor-
og administrasjonsfaget
3 4 4
IKT-servicefag 2 2 2
Totalt 5 6 6

Fant du det du lette etter?

0/250
0/250

Tusen takk for hjelpen!