Tredje trinn: Innhente informasjon og gjennomføre vurderingen
Med utgangspunkt i de godkjente kvalitetsmålene og tegnene på god praksis er neste skritt å planlegge og gjennomføre innhenting av informasjon. Det er viktig for vurdererne å tenke gjennom hva slags informasjon de bør hente inn.
Skolens elevresultater på nasjonale og lokale tester
Eksisterende informasjon i form av dokumenter
Innhenting av informasjon i form av: Ståstedsanalysen og andre brukerundersøkelser
Innhenting av informasjon gjennom samtaler og observasjon
Innhenting av informasjon før vurderingsdagene
All informasjon som kan hentes inn før vurderingsdagene ved hjelp av eller i tillegg til Ståstedsanalysen, hjelper vurdererne til å få et innblikk i skolens virkemåte, hverdag og arbeid i forhold til vurderingstemaet.
Tidligst mulig i prosessen med skolevurdering tar vurdererne kontakt med rektor og ber om å få tilsendt aktuell informasjon som for eksempel:
beliggenhet og andre lokale forhold
fokusområder senere år
bakgrunn for valg av vurderingstema
elevtall − tall tilsatte/prosentstillinger
administrasjonsressurs
organisasjonskart
for elevsamtaler
for utviklingssamtaler
for medarbeidersamtaler
årsplaner
aktivitetsplaner
kompetansehevingsplaner
aktuelle felles planer i kommunen − ukeplaner
data fra nasjonale kvalitetssystemer som elev-, lærer-, foreldreundersøkelsen
data fra nasjonale prøver og kartlegginger
resultat fra lokale undersøkelser
arbeidsmiljøundersøkelser
rapporter fra tidligere skolevurderinger
Forberedelser før vurderingsdagene
Vurdererne legger inn i rapporten alle opplysninger som er tilgjengelige før vurderingsdagene.
Vurdererne lager ut fra framtidsbildet et samtaleskjema til hver av de ulike gruppene/ personene som de skal ha samtale med. Samtaleskjemaene sendes til skolen senest en uke før vurderingsdagene, og rektor har ansvar for å videreformidle skjemaene til de aktuelle samtalepartnerne slik at de er forberedt på hva de vil bli spurt om.
Sammen setter rektor og vurdererne opp en tidsplan for arbeidet i vurderingsdagene.
Vurdererne avklarer fordeling av arbeid med:
Fremdriftsplan
Fremtidsbilde
Samtaleguider
Tidsplan for vurderingsdagene
Rapporten, som kan fylles ut så mye som mulig i forkant av vurderingen
Forberede PP-presentasjonen som skal brukes ved rapportfremleggingen
Det kan være lurt å gjennomføre et møte med skolen for å skape en felles forståelse av hva som skal skje og avklare forventninger til vurderingsarbeidet. Da bør både skoleledelsen, skoleeier, vurderere og eventuelt koordinator/hospitanter være med.
Dersom det ikke er mulig å ha et eget møte, må vurdererne informere skoleledelsen og avklare dette skriftlig eller på telefon.
Avklaringspunkter:
Informasjon om ekstern vurdering
Informasjon om metodebruk
Deltakere/informanter og hvordan de skal forberedes
Tidspunkt og rom som skal benyttes
Rom for møtet med personalet første dag (vanlig å bruke personalrom)
Arbeidsrom for vurderere (kan være samme rom som en foretar intervjuene i)
Lokale med projektor for foreldremøtet
Rom for rapportfremleggingen
Fremdriftsplan
Tidsplan for vurderingsuka
Fremtidsbilde – spissing av vurderingstema og informasjon om hvordan fremtidsbildet blir laget
Informasjon om rapporten og rapportfremleggingen
Kommunikasjon mellom vurderere og skole, poengtere viktigheten av å holde tidsfrister
Spesielle hensyn (for eksempel unngå kollisjon med andre arrangementer skolen er med på)
Dokumentasjon som skal sendes vurdererne i forkant
Ev annen informasjon
Overnatting, mat og transport for vurdererne
Gjennomføring av vurderingsdagene
Dag 1
Møte med personalet
Presentasjon av vurderere
Markere forskjellen mellom ekstern vurdering og tilsyn
Forberede ansatte på at vurdererne kommer rundt i skolemiljøet
Samtaler – alle informanter har fått spørsmålene i god tid før vurderingsdagene
Presentasjon av alle i rommet ved gruppesamtaler
Informasjon om hvordan vi bruker svarene vi får
Begge vurdererne deltar; en intervjuer og en skriver
Samtalene varer ca 45 min
Observasjoner
Være tydelige på at en kun ser etter praksis ifm vurderingstemaet
Mengde av observasjon - avhengig av vurderingstema
Være mest mulig ubemerket når en går rundt
Gi god informasjon til elever
Ta notater når en observerer
Rapportskriving
Skriv direkte inn i rapportmalen fortløpende
Sjekk fortløpende om en må ut og observere mer for å kunne begrunne innholdet i rapporten
Dialogsamtale/intervju med ledelsen
Foreldremøte (kveld)
Deltakere i foreldremøtet er kun foresatte og vurderere/hospitanter
Møtet varer mellom en og halvannen time
Møtet organiseres ofte som en dialogkafé
Dag 2
Intervjuer – observasjoner – rapportskriving
Dialogsamtale/intervju med ledelsen
Dag 3
Rapportfremlegging
Rektor/skoleledelsen får se den ferdige rapporten et par timer før den skal legges frem
Dialogsamtale mellom vurderere og skoleledelse dersom det oppstår spørsmål eller uenighet om innholdet i rapporten
Fremlegging av rapporten for alle ansatte, elevrådsrepresentanter, representanter fra FAU, skoleeier, politikere, presse med flere
Lage en kortversjon av rapporten i en PP-presentasjon for personalet
Vurdererne legger selv frem rapporten for personalet
Rapporten er offentlig etter fremleggingen
Fremleggingen tar ca 30 – 45 minutter
Vurdererne er på skolen 2, 3 eller opptil 4 dager. 2-dagers vurderinger brukes på spesielt små skoler, mens 4 dager brukes på svært store eller spesielt komplekse skoler. I løpet av disse dagene skal vurderernede prøve å få best mulig informasjon om hvordan arbeidet ved skolen skjer i forhold til vurderingstemaet.
Dette skjer gjennom observasjon:
i undervisningen
i friminutt og uteaktivitet
på SFO – dersom det er nyttig i forhold til tema
Samtaler med ulike grupper og enkeltpersoner:
elever
lærere
assistenter/fagarbeidere, ev. andre
foreldre
rektor
inspektør(er)/ avdelingsleder(e)
Møte med personalet:
Oftest starter vurderingsdagene mandag morgen og avsluttes onsdag med personalmøtet. Vurdererne møter rektor og personalet mandag morgen. Det kan være praktiske spørsmål som skal avklares eller friskes opp. I vurdering i regi av Utdanningsdirektoratet er dette det første møtet med personalet, og erfaringsmessig er det knyttet stor spenning til vurderingsdagene.
Vurdererne redegjør kort for metodene de bruker og forsikrer om at det ikke blir mulig å identifisere enkeltpersoner i rapportene. Helt i starten av uka bør vurdererne også ta kontakt med de tillitsvalgte der de bl.a. oppfordrer dem til å kontakte vurdererne dersom det oppstår spørsmål eller uklarheter i personalgruppa.
Presentasjon for elevene:
Det er viktig at også elevene får vite noe om hvem vurdererne er, og hva de skal gjøre i dagene på skolen. Vurdererne og rektor kan sammen vurdere hvordan det skal foregå. På små skoler kan rektor ta med seg vurdererne på en kort presentasjon i hver av klassene/ gruppene. Rektor kan også informere elevene på forhånd eller presentere vurdererne på en kort samling for elevene i starten av vurderingsdagene. Elevene bør få anledning til å stille nødvendige spørsmål. De vet da at de bare skal fortsette å arbeide når vurdererne dukker opp i undervisningen, slik at skolevurderingen i så liten grad som mulig skal forstyrre skolehverdagen.
Forberede rapportframlegging:
Rapportframleggingen foregår 3. dagen (4. dagen ved større skoler). Det er viktig at hele personalet får delta i rapportframleggingen. Rektor bør tidlig gjøre avtaler slik at lærere som til vanlig ikke er på skolen denne dagen, likevel kan møte.
Innhenting av informasjon i vurderingsdagene
Observasjoner
Det ideelle er at vurdererne fritt får observere undervisningen på alle klassetrinn; gå inn og ut av klasserommene for å observere i kortere eller lengre tid. Vurdererne må ved ankomst til skolen fåha oversikt over timeplan og romplan for dagene de skal være der, slik at de kan planlegge observasjonen.
Observasjon kan også foregå i friminuttene, ved uteundervisning og i SFO der det er relevant. Ulike tema krever observasjon av ulike sider ved skolehverdagen. Vurdererne bør før vurderingsdagene drøfte hvilke observasjoner som er viktige i forhold til vurderingstema. Noen ganger kan det være nyttig å lage seg et observasjonsskjema. Uansett er det viktig å notere ned hva en ser og hører som dokumentasjon for å kunne gå tilbake til den når rapporten skal skrives.
Observasjon i opplæringssituasjonen kan handle om:
oppstart/avslutning
oppsummering av læring
Situasjonsskifter
kommunikasjon elev/lærer
arbeidsformer
tilrettelegging
organisering av undervisningen
samarbeid
vurdering
hjelpemiddelbruk
presentasjon av elevarbeider
sosiale interaksjoner
Vurdererne kan også – med tillatelse fra elever og lærere - se i skriftlige arbeider:
hva slags oppgaver brukes
tilbakemeldinger fra læreren
egenvurdering fra eleven
hva blir det lagt vekt på
Selve undervisningsrommet kan også gi god informasjon:
hvordan er elevarbeider presentert
hva er hengt opp på veggene
hvordan er læringsmål synliggjort
hvordan er rommet organisert
hvordan stimulerer omgivelsene til læring og til trivsel
Innen mange vurderingstema kan også friminuttene være gode arenaer for observasjon:
hvordan samhandler elevene
er alle med i leken
hvordan er forholdene lagt til rette for lek og trivsel
hvilken rolle spiller de voksne i friminuttene
Når vurdererne har en felles oppfatning av hva som er viktig å observere, kan de gå en og en på observasjonsrunde. Noen ganger kan det være nødvendig å følge undervisningen en hel undervisningstime/-periode, andre ganger er det nok å være i rommet/undervisningssituasjonen i kortere tid. Oppstart og avslutning av undervisningsøkter er ofte nyttig å få med seg.
Det har vist seg å være viktig for at lærerne skal oppleve rapporten som troverdig, at de opplever at de har hatt vurdererne tilstrekkelig på besøk i undervisningen!
Samtaler
Før vurderingsdagene utarbeider vurdererne samtaleguider for alle samtalene som skal gjennomføres.
Samtaleguidene lages ut fra tegnene på god praksis i framtidsbildet og må tilpasses den enkelte samtalegruppen. Det er derfor viktig å vurdere hvilke tegn på god praksis som er egnet for å få informasjon fra de ulike aktørene i skolesamfunnet.
Spørsmålene skal være konkrete, men likevel åpne. Unngå ja/nei-spørsmål, og ledende spørsmål. Bruk heller hva, hvordan, i hvilken grad som innledning til spørsmålene. Et tegn på god praksis i framtidsbildet kan for eksempel være: Elevene vet hva de skal lære.
Spørsmålet kan da være: Hvordan vet dere hva dere skal lære?
I selve samtalen kan spørsmålene utdypes, og på grunnlag av observasjon kan det være nødvendig å stille andre – oppklarende – spørsmål, eller utelate spørsmål dersom en allerede har fått nok informasjon.
Den ene vurdereren stiller spørsmål, den andre skriver, men han/hun kan også komme inn med utfyllende spørsmål dersom det er aktuelt.
Før alle samtalene blir deltakerne orientert om at det som skrives, bare er til intern bruk for vurdererne.
Alt etter tema, kan andre tilsatte også innkalles til samtale. Det vanlige er å snakke med assistenter/fagarbeidere.
Ved enkelte vurderingstema kan det også være aktuelt å innkalle kontortilsatte, rengjøringspersonale, tillitsvalgt eller verneombud til samtale.
Disse personalgruppene arbeider ofte på forskjellige klassetrinn, i SFO og med elever med spesielle behov. Det har vist seg at disse ofte har svært god oversikt på mange områder og er nyttige informanter. Gjennom samtalen blir det viktig å få belyst deres rolle i undervisningen, samarbeidet med lærerne og deres bevissthet rundt det daglige arbeidet i forhold til vurderingstemaet.
Vurdererne kan også innkalle andre til samtaler dersom temaet tilsier det. De må også være åpne for samtaler dersom enkeltpersoner ber om det.
Lærerne – i samråd med rektor – skal plukke ut elever til samtalen med vurdererne. Dette kan for eksempel være to «taleføre» elever fra hver klasse. Dersom skolen er organisert i storgrupper på hvert trinn, må det vurderes om det f.eks. skal møte en representant for hver 15. elev. Hvor mange trinn som skal være med i hver samtale, kan avhenge av skolestørrelsen. Samtalegruppene bør ikke være på mer enn maks 8-10 elever. Lærerne har ansvar for at elevene kommer til samtale til rett tid.
Vurdererne følger samtaleskjemaet. Et åpningsspørsmål som «Hva er det beste ved skolen deres?» som hver enkelt får svare på, gjør det ofte lettere å få alle med i samtalen etterpå. Gjennom et avsluttende spørsmål som «Har du noe råd å gi lærerne om det vi nå har snakket om?» får en ofte elevene til å komme med gode momenter.
Skolens størrelse avgjør hvor mange foreldre som innkalles til foreldremøte med vurdererne. I de fleste tilfeller er det FAU og klassekontakter med vararepresentanter som inviteres. Ganske små skoler inviterer gjerne alle foreldrene.
Møtet er om kvelden den første dagen vurdererne er på skolen. Rektor kaller inn og kan gjerne møte ved start for å introdusere vurdererne, men ingen av skolens tilsatte er med på møtet. Dersom noen av skolens tilsatte har en dobbeltrolle som tilsier deltakelse på foreldremøtet, bør en annen forelder møte.
Foreldrene får diskutere spørsmålene i grupper i ca. en halv til trekvart time (etter behov), og får så gi tilbakemeldinger gruppevis. I tillegg til spørsmålene i samtaleguiden blir foreldrene bedt om å kommentere følgende tre utsagn: Dette er skolen flink til – Dette kan skolen bli bedre til – Dette kan vi som foreldre bli bedre til.
Tilbakemeldingene blir skrevet ned og vist på skjerm. Til slutt går vurdererne gjennom det de har skrevet, slik at foreldrene kan komme med korreksjoner, og vurdererne kan være sikre på at ”dette sa foreldrene”.
Aller helst bør alle lærerne får anledning til å være med i samtalene for at de skal oppleve seg «sett og hørt» i forhold til det som senere tilbakemeldes gjennom rapporten. På større skoler må det likevel være et utvalg av lærere. Rektor har ansvar for å tilrettelegge slik at lærerne kan bli frigjort for samtale med vurdererne.
Vurdererne følger samtaleskjemaet. Et avslutningsspørsmål kan være: «Hva mener du er det viktigste som kan gjøres for at skolen skal komme nærmest mulig opp mot framtidsbildet?» eller «Er det noe du har lyst til å si som ikke har kommet fram?»
Samtalen er preget av at vurdererne samler informasjon, men samtidig legges det et godt grunnlag for videre arbeid med temaet dersom samtalen blir mest mulig reflekterende.
På skolene der det både er rektor og andre i skoleledelsen, kan det være viktig og hensiktsmessig å ha samtale med et samlet lederteam. Ved behov kan samtaler med enkeltmedlemmene av lederteamet også være nyttig, bl.a. i drøftinger om den enkeltes rolle.
Rektor skal lede utviklingsarbeidet etter at vurdererne har reist. Det er derfor lagt inn et oppsummeringsmøte hver dag med rektor og de han eller hun ønsker å ha med. Det vil gi ledelsen et godt utgangspunkt for å føre utviklingsarbeidet videre.
I informasjonsinnhentingssamtalen med rektor blir det viktig å få informasjon om rektors kjennskap til hvordan skolen til nå har arbeidet i forhold til vurderingstema – og hvordan rektor får innsikt i arbeidet i den enkelte klasse/på det enkelte klassetrinn. Videre skal rektors syn på egen rolle og på rollefordelingen innen skolens ledelse avklares. Det samme gjelder for samtaler med resten av skoleledelsen.
Den uformelle samtalen som skjer mellom tilsatte og vurdererne i løpet av dagene på skolen, skal ikke undervurderes. Praten i lunsjpausen med personalet, ute i friminuttene, spørsmål mens de går rundt i undervisningssammenheng – alt kan gi nyttig bakgrunnsinformasjon og iblant avklaring på spørsmål som dukker opp undervegs. Og det er kontaktskapende. Tilsvarende kan også uformelle samtaler mellom vurderere og elever være nyttige.
For å kunne gjennomføre en god vurdering er det viktig at vurdererne husker på å:
Ha balanse mellom å være ydmyk og å vise at en er faglig kompetent
Være mentalt forberedt på at en kun skal holde seg til vurderingstemaet (bortsett fra om en ser lovbrudd)
