1. Oppsett av vitnemål og vedlegg

Dere skal bruke blanketter som er fastsatt av Utdanningsdirektoratet. På baksiden er det trykket generelle opplysninger om vitnemålet. Disse blankettene kan dere bestille. Blankettene finnes på bokmål, nynorsk, samiske språk og engelsk.

Dere skal bruke Times New Roman i skriftstørrelse 11. Dere fører teksten ovenfra og ned. Disse opplysningene skal være med:

• elevens navn og 11-sifrete fødselsnummer (i fet skrift)
• året eleven har fullført grunnskoleopplæringen med følgende tekst: "har i <åååå> fullført grunnskoleopplæringen"
  • på engelsk: has in "YYYY" completed primary and lower secondary education
  • på samisk: «lea jagis <jjjj> čađahan vuođđoskuvlaoahpahusa.»
• vurderingen i fag med standpunktkarakter, med tall og med bokstaver, sortert alfanumerisk etter fagkode
• eventuell eksamenskarakter og eksamensform
• eventuelle fagmerknader og vitnemålsmerknader

Rekkefølge for føring av fag

Dere fører fag i følgende rekkefølge på vitnemålet

• fellesfag
• valgfag

I karakterrubrikkene fører dere karakterene både med tall og bokstaver. I tillegg til eksamenskarakter fører dere eksamensform «S» (skriftlig), «M» (muntlig) eller «MP» (muntlig-praktisk).

Over det første faget det gis vurdering i, fører dere en overskrift mellom stiplede linjer med ledetekst om kode, fag, standpunktkarakter, eksamenskarakter, eksamensform, år og merknader.

Etter siste fag som det gis vurdering i, føres en stiplet linje. Under denne linjen fører dere

• standpunktkarakter i orden og i adferd
• fravær i dager og enkelttimer for hvert opplæringsår (8., 9. og 10. trinn) på vitnemålet
• eventuelle vitnemålsmerknader
• sted, dato, skole og underskrift av to personer, en av personene må være rektor eller den rektor bemyndiger. Dato føres på formatet <dd.mm.åååå>
• vitnemålsnummer, som føres på denne malen: <V><skolens organisasjonsnummer><åååå><løpenummer 4 siffer>

Dersom det på grunn av trykkfeil er trykket på vitnemålsblanketten at «Gyldig vitnemål skal ha et nummer nederst til venstre som består av V for vitnemål, skolens organisasjonsnummer, årstall og et løpenummer på 5 siffer», vil vitnemålet også være gyldig selv om løpenummeret er på fire siffer.

Sted, dato, skole og to underskrifter skal alltid komme samme sted på blanketten nede i høyre hjørne.

Dere skriver vitnemålsnummeret sammenhengende uten mellomrom. Løpenummeret genereres fortløpende per skole. Skriftstørrelse skal være 9.

Dere skal stemple vitnemålet med skolens stempel.

Karakter- og eksamensrubrikker som dere ikke fyller ut, fører dere med stiplet linje.

Vitnemål over to sider

Hvis dere ikke får plass til all teksten på én side, fører dere vitnemålet over to sider på to blanketter.

Under siste fag på side 1 skal det være en stiplet linje. På side 1 føres sted, dato, skole, og to personer skal signere. Dere fører «Side 1 av 2» nederst til høyre under underskriftene. Vitnemålsnummer føres på alle sider i vitnemål og vedlegg.

Side 2 i vitnemålet begynner med

• elevens navn og fødselsnummer
• teksten «forts. fra side 1.»
• en overskrift mellom stiplede linjer med ledetekst om kode, fag, standpunktkarakter, eksamenskarakter, eksamensform, år og fagmerknader.

Deretter fortsetter fagene det er gitt vurdering i.

Etter siste fag som det er gitt vurdering i, fører dere en stiplet linje. Under denne linjen fører dere avslutningen av vitnemålet på samme måte som for vitnemål på en side. Dere fører teksten «Side 2 av 2» nederst til høyre under underskriftene.

Dere skal stemple begge sidene på vitnemålet med skolens stempel.

Duplikat

Et duplikat er en erstatning for originalvitnemålet eleven har. Duplikat skal stemples med duplikat og dere skal påføre en ny dato og underskrift. For øvrig skal et duplikat være identisk med originalvitnemålet.

Det kan være flere måter å utstede et duplikat på:

1. Eleven har ikke vitnemål i det skoleadministrative systemet, men får et nytt vitnemål fra arkivet på skolen med uendret vitnemålsnummer.
2. Skolen/kommunen skriver ut et duplikat fra det skoleadministrative systemet med uendret vitnemålsnummer.
3. Skolen/kommunen skriver ut et duplikat fra det skoleadministrative systemet med nytt vitnemålsnummer.

Alle de ovennevnte alternativene er gyldige duplikater, uavhengig om de får et nytt vitnemålsnummer eller ikke. 

Skolene skal etter forespørsel utstede nytt vitnemål etter bestemmelsene om duplikat ved bytte av juridisk kjønn.