Dataene danner blant annet grunnlag forberegning av tilskudd, statistikk og forskning i Utdanningsdirektoratet, Kunnskapsdepartementet og Statistisk sentralbyrå.
Enhetlig registrering av data i videregående opplæring
Data fra alle private videregående skoler med rett til statstilskudd i Norge og utlandet samles inn via Innsamlingsportalen. Basen driftes av WIS på oppdrag fra Utdanningsdirektoratet.
For å sikre et godt og kvalitetssikret datagrunnlag for videregående opplæring, har vi inngått et samarbeid med fylkeskommunene om drift og utvikling av en sentral database (Vigo sentralbase), knyttet til fylkeskommunenes inntakssystem Vigo IKS. Også data fra Innsamlingsportalen overføres til denne basen. Vigo sentralbase omfatter all ungdom med rett til videregående opplæring og alle elever i videregående opplæring. Sentralbasen bidrar til at både offentlige og private skoler med rett til statstilskudd rapporterer data i samme struktur og format. I tillegg brukes karakterinformasjonen ved fylkenes elevinntak i juli for elever som har søkt inntak ved en offentlig skole eller til læreplass kommende skoleår.
Elevtall per 1. oktober og 1. april er grunnlag for beregning av tilskudd
Innrapporterte elevdata i Innsamlingsportalen danner grunnlaget for det elevtallet som skolen senere skal bekrefte/godkjenne i Tilskuddsportalen/elevtellingen.
- Før Innsamlingsportalen stenges må dere kontrollere at elever er riktig rapportert.
- For kontroll kan dere benytte skjemaet i PDF-format som blir generert på bakgrunn av skolens rapportering.
Når Innsamlingsportalen stenges overføres skolens rapportering til Tilskuddsportalen/ elevtellingen. Dere vil motta mer informasjon i eget brev i forkant av elevtallsrapporteringene 1. oktober og 1. april.
Trekk- og korreksjonsordningen – viktig rapportering av elevenes hjemfylke
Rapporteringen i Innsamlingsportalen danner grunnlag for det elevtall og den
fylkeskommunale tilhørighet per elev som Kommunal- og regionaldepartementet benytter i
forbindelse med trekk- og korreksjonsordningen. Vi henter ut tallene fra Innsamlingsportalen etter skolens rapporteringer 1. april og 1. oktober, og rapporterer dem videre til Kommunal- og regionaldepartementet.
Feil og unøyaktigheter i skolens individdata i Innsamlingsportalen kan medføre feil i trekk for den enkelte fylkeskommune.
Vi presiserer at hver skole må være nøyaktig ved innrapportering og at dere må gjøre eventuelle endringer i Innsamlingsportalen før denne stenges for skolene.
Årlige innsamlinger
I løpet av et skoleår er det sju innsamlinger. Det er samme fil/skjema som skal leveres hver gang, med gradvis flere utfylte kolonner gjennom skoleåret. Tabellen nedenfor viser de aktuelle tidspunktene.
| Telledato | Innsamling | Kommentarer |
| 1.9 |
Inntatte elever ved skolestart på programområde. |
Fylkeskommunen har behov for å vite hvilke elever oppfølgingstjenesten ikke trenger å ta ansvar for. (Dette svarer til fylkeskommunenes innhenting fra egne skoler). |
| 21.9 |
Karakterer fra skoleåret 2011/12 som er endret på bakgrunn av klagebehandling eller utsatt prøve. |
Karakterer som er endret etter 15. juli. Brukes som grunnlag for karakterstatistikk. Merk at det også vil være en revisjonsrunde i midten av oktober.
|
| 1.10 |
Offisielle elevtall. Beregning av elevtall danner grunnlag for tilskudd. |
Her rapporteres elever, programområder og fag. Grunnlag for generering av skjema til bruk ved elevtallsrapportering 1.10. Brukes også som grunnlag for elevstatistikk hos SSB og Utdanningsdirektoratet. Grunnlag for trekk- og korreksjonsordning. Det vil være en revisjonsrunde på denne innsamlingen i slutten av november. |
| 1.2 |
Karakterer ved første halvårsvurdering. |
Brukes av Vigo IKS for foreløpig inntak. |
| 1.4 |
Offisielle elevtall. Beregning av elevtall danner grunnlag for tilskudd. |
Grunnlag for generering av skjema til bruk ved elevtallsrapportering 1.4. Grunnlag for trekk- og korreksjonsordning. |
| 25.6 |
Standpunkt- og eksamenskarakterer (Vg1 og Vg2). |
Brukes for inntak til fylkeskommunale videregående skoler. Standpunktkarakterer bør føres straks disse foreligger slik at det er klart til eksamenskarakterene kommer. |
| 15.7 |
Standpunkt- og eksamenskarakterer (Vg1 og Vg2 forbedring av karakterer og Vg3). |
Innsamlingen supplerer 25.6-innsamlingen. |
Første innsamling høsten 2012 vil være per 1. september for elever ved skolestart.
I forkant av alle innsamlinger vil WIS sende ut påminnelse og informasjon på vegne av Utdanningsdirektoratet. Merk at fristene for innsamlingene kan avvike fra telledato, som er referert til ovenfor.
Frist for innrapportering av tilskuddsberettiget elevtall finner skolen i tilskuddsbrev for 2013.
Rapportering til Lånekassen
Fylkene rapporterer data om beståtte eksamener til Lånekassen. De sender resultater fra høsteksamen til Lånekassen 1. mars og resultater for våreksamen 15. september. Noen endringer vil ettersendes, men skolen eller eleven må selv ta ansvar for å sende Lånekassen endringer i resultater fra forrige skoleår som kommer etter 19. oktober.
Kvalitetssikring
I samarbeid med Vigo IKS og WIS er det etablert rutiner for å kontrollere, korrigere og rette de innsendte dataene omgående slik at dere kan se hva som ikke vil bli godtatt av Vigo sentralbase og få muligheten til straks å korrigere og sende inn på nytt. Blant annet vil fødselsnummer og hjemkommune bli kontrollert mot folkeregisteret. Folkeregisteret vil overstyre den hjemkommunen skolen har oppgitt. For å få endret Hjemkommune må altså eleven ta dette opp med folkeregisteret.
