Innhenting av elevdata skoleåret 2011-2012

Dataene danner blant annet grunnlag for styring, statistikk og forskning i Utdanningsdirektoratet, Kunnskapsdepartementet og Statistisk sentralbyrå. Dette gjelder også alle private videregående skoler med rett til statstilskudd i Norge og utlandet, samt Briskeby skole og kompetansesenter AS, Signo kompetansesenter og Skådalen kompetansesenter.

Om innrapportering av data til elevenes hjemfylke

For å sikre et godt og kvalitetssikret datagrunnlag for videregående opplæring har vi inngått et samarbeid med fylkeskommunene om drift og utvikling av en sentral database (VIGO sentralbase) knyttet til fylkeskommunenes inntakssystem VIGO. Vi henter inn elevdata fra de fylkeskommunale og statlige videregående skolene til sentralbasen fra VIGO lokalbaser, og fra de private videregående skolene med rett til statstilskudd fra innsamlingsportalen, organisert og driftet av WIS på oppdrag fra Utdanningsdirektoratet.

VIGO sentralbase omfatter all ungdom med rett til videregående opplæring og alle elever i videregående opplæring, inkludert de som går på private skoler med rett til statstilskudd. Sentralbasen bidrar til at både offentlige og private skoler med rett til statstilskudd rapporterer data i samme struktur og format. I tillegg brukes karakterinformasjonen ved fylkenes elevinntak i juli for elever som har søkt inntak ved en offentlig skole eller til læreplass kommende skoleår.

Om rapportering av tilskuddsberettiget elevtall

For private videregående skoler i Norge og utlandet utgjør innrapporterte elevdata grunnlaget for automatisk genererte elevtellingsskjema. Dette er skjema som dere skal bruke ved rapportering av tilskuddsberettigede elevtall 1. oktober og 1.april. Dere vil motta mer informasjon i eget brev i forkant av elevtallsrapporteringene 1. oktober og 1. april.

Trekk- og korreksjonsordningen – viktig rapportering av elevenes hjemfylke

Utdanningsdirektoratet har behov for å fastsette elevenes fylkesvise tilhørighet. Denne informasjonen hentes fra innsamlingsportalen etter skolens rapporteringer 1. april og 1. oktober.

Skolens rapportering i innsamlingsportalen danner grunnlag for det elevtall og den fylkeskommunale tilhørighet per elev som benyttes av Kommunal- og regionaldepartementet i forbindelse med trekk- og korreksjonsordningen. Vi henter ut tallene fra innsamlingsportalen, og rapporterer dem videre til Kommunal- og regionaldepartementet.

Feil og unøyaktigheter i skolens individdata i innsamlingsportalen kan medføre feil i trekk for den enkelte fylkeskommune. Vi presiserer at hver skole må være nøyaktig ved innrapportering og at eventuelle endringer må gjøres i portalen, ikke manuelt på tilskuddskjema.

Årlige innsamlinger

I løpet av et skoleår er det sju ordinære innsamlinger. Det er samme fil/skjema som skal leveres hver gang, med gradvis flere utfylte kolonner gjennom skoleåret. 

Første innsamling høsten 2011 vil være per 1. september for elever ved skolestart. Merk at fristen for terminkarakterer (1. termin) har endret telledato fra 1. mars til 1. februar fra skoleåret 2011-12.  Forut for alle innsamlinger vil WIS sende ut påminnelse og informasjon på vegne av Utdanningsdirektoratet.

Forut for elevtallsrapportering 1. april og 1. oktober vil skolene motta egen informasjon. Frist for innrapporering av tilskuddsberettiget elevtall finner skolen i tilskuddsbrev for 2012.

Kvalitetssikring

I samarbeid med VIGO Driftsorganisasjon og WIS er det etablert rutiner for å kontrollere, korrigere og rette de innsendte dataene omgående slik at dere kan se hva som ikke vil bli godtatt av VIGO sentralbase, og få muligheten til straks å korrigere og sende inn på nytt.
Blant annet vil fødselsnummer og hjemkommune bli kontrollert mot folkeregisteret. Folkeregisteret vil overstyre den hjemkommunen skolen har oppgitt. For å få endret ”Hjemkommune” må altså eleven ta dette opp med folkeregisteret.