Før gjennomføring – forberedelser og bestilling

Innhold:

Det er viktig å utarbeide en lokal gjennomføringsplan

Elever og foreldre må få informasjon

Slik setter du i gang undersøkelsen

Det er mulig å legge inn ekstra spørsmål i undersøkelsen

Skolen bør utnevne en kontaktperson som har et særlig ansvar for gjennomføringen 

Rutiner for brukernavn og passord

Det er viktig å utarbeide en lokal gjennomføringsplan

Skolens ledelse bør delta aktivt i å utarbeide en lokal gjennomføringsplan for undersøkelsene og godkjenne denne. Før undersøkelsene gjennomføres bør dere avklare når og hvordan resultatene fra undersøkelsene skal gjøres kjent.

En god gjennomføringsplan vil bidra til: 

• at elever, lærere og foreldre blir bevisste på formålet med undersøkelsen de skal gjennomføre
• at selve gjennomføringen kan skje uten praktiske problemer og på en måte som gjør at en kan stole på resultatene av undersøkelsen
• at resultatene fra undersøkelsen blir fulgt opp i form av systematisk forbedrings-/kvalitetsarbeid

Elever og foreldre må få informasjon

Før gjennomføringen av Elevundersøkelsen er det viktig at dere informerer elevene og foreldrene om hva som er formålet med og innholdet i undersøkelsen.  Dere må informere de som svarer på undersøkelsen om formålet med undersøkelsen, hva resultatene skal brukes til, hvem som er behandlingsansvarlig og at deltakelsen er frivillig.

Bruk gjerne informasjonen som står i artikkelen ”Informasjon til elever, lærere, foreldre og foresatte” når dere skal informere de som skal svare på undersøkelsene. Denne artikkelen er oversatt til flere språk.

Dersom elevene er under 18 år, må dere informere foreldrene før dere gjennomfører undersøkelsen.

Gå gjennom spørsmålene med elevene

Vi anbefaler at alle dere som har ansvar for den praktiske gjennomføringen av Elevundersøkelsen går gjennom spørreskjemaet med elevene i forkant av undersøkelsen. På denne måten kan eventuelle misforståelser rettes opp før elevene svarer og begreper som for eksempel mobbing og elevmedvirkning blir drøftet og klargjort.

Her finner dere spørsmålene i Elevundersøkelsen på bokmål, nynorsk, nordsamisk og engelsk.

Slik setter du i gang undersøkelsen

Skoleleder eller den som er ansvarlig for å gjennomføre undersøkelsene på skolen må bestille undersøkelsen i bestillingsportalen.

Merk at dere kan bestille undersøkelsene uavhengig av hverandre.

Logg inn i bestillingsportalen her (for skoleleder/administrator) 

For en rask oversikt over hvordan du bruker bestillingsportalen, se opplæringsfilmer her.

I bestillingsportalen skal du gjøre tre ting

Velge eventuelle tilleggsspørsmål

Tilleggsspørsmål finnes for Elevundersøkelsen på ungdomstrinnet og videregående skole, og for Lærerundersøkelsen og Foreldreundersøkelsen. Se mer informasjon under.

Opprette grupper

I Elevundersøkelsen skal du gi hver gruppe et navn, angi trinn, og skrive inn antallet elever i gruppa. I Lærerundersøkelsen og Foreldreundersøkelsen skal du kun angi antallet lærere eller foreldre som skal svare.

Sette i gang undersøkelsen

Når du trykker på knappen ”Sett i gang undersøkelsen” opprettes brukernavn som må deles ut til alle respondentene, slik at de kan gå inn og svare på undersøkelsen.

Du finner en mer detaljert beskrivelse av dette i brukerveiledningen til bestillingsportalen.

Det er mulig å legge inn ekstra spørsmål i undersøkelsen

Tilleggsspørsmål

Dersom dere ønsker å fokusere på spesielle områder, kan dere velge å supplere undersøkelsen med tilleggsspørsmål som allerede ligger inne i bestillingsportalen. For å unngå at undersøkelsen blir unødig omfattende, er det viktig at dere ikke tar med flere tilleggsspørsmål enn dere har tenkt å følge opp i etterkant av gjennomføringen.

Egendefinerte spørsmål

Dere har også mulighet til å inkludere egendefinerte spørsmål i undersøkelsene. Disse spørsmålene kan ikke ha et annet formål enn det som gjelder for resten av brukerundersøkelsene, og Utdanningsdirektoratet må derfor godkjenne spørsmålene før de legges inn i undersøkelsen.

Egendefinerte spørsmål skilles ut fra de øvrige spørsmålene i undersøkelsen ved en tekst som blant annet forklarer respondenten at spørsmålene som nå følger er en tilleggsmodul og ikke del av den ordinære undersøkelsen.

Kostnadene ved å legge til egendefinerte spørsmål dekkes av den enkelte skole/skoleeier. Det koster kr 4 000 eks. mva. per skole å få tilgang til denne tjenesten.

Kontakt dataleverandør for brukerundersøkelsene, Conexus, på tlf. 32 89 54 00 for å få lagt inn egendefinerte spørsmål.

Skolen bør utnevne en kontaktperson som har et særlig ansvar for gjennomføringen

Når skolens ledelse har besluttet hvilke undersøkelser dere skal gjennomføre og hvilke tilleggsspørsmål /egendefinerte spørsmål dere vil ha med, bør dere utnevne en kontaktperson for undersøkelsen(e). For eksempel kan en eller to lærere oppnevnes som ansvarlige for gjennomføring og oppfølging av undersøkelsene.

Kontaktpersonen (administrator) bør ha disse oppgavene:

• Gjøre seg kjent med hensikten med undersøkelsene, innholdet i dem og den tekniske løsningen. Legge forholdene praktisk til rette for å kunne gjennomføre undersøkelsene.
• Sjekk hva som er nytt i brukerundersøkelsene denne gjennomføringsperioden.
• Se opplæringsfilmene for en rask innføring i bestillings- og rapportportalen.
• Bestille undersøkelsen(e). Alle undersøkelsene bestilles via bestillingsportalen (LENKE).
• Vi anbefaler at dere legger til rette for at foreldrene/foresatte svarer én gang for hver enkelt elev i Foreldreundersøkelsen. Det vil si at foreldre med flere barn på skolen bør få muligheten til å svare en gang per barn. 

Rutiner for brukernavn og passord

Det er bare skolene som har rettigheter til å bestille brukerundersøkelsene. 

For å administrere Elevundersøkelsen, Lærerundersøkelsen og Foreldreundersøkelsen brukes Utdanningsdirektoratets brukeradministrasjonssystem (UBAS).

Brukernavn og passord er personlige, og skal ikke deles av flere brukere. Hvis det er flere personer ved en skole, skoleeier eller hos Fylkesmannen som skal ha tilgang, må dere opprette disse som brukere med tilganger i UBAS. Brukernavnet vil være identisk med den ansattes e-postadresse, og den ansatte velger selv passord.

Dersom du er ny bruker eller har glemt passordet ditt, kan du få tilsendt nytt passord via e-post.  Ønske om tilgang med brukernavn/passord må gå til overordnet:

• på skolene er dette rektor eller den rektor har delegert dette til
• rektor får tilgangsrettigheter av skoleeier
• skoleeierne får rettigheter av fylkesmannen
• private skoler får rettigheter av fylkesmannen direkte

Les mer om UBAS og hvem som kan hjelpe med tilgang her.